puncte slabe de Control Intern:” știu pe cineva care…”
mulți lideri ai bisericii s — ar putea să nu vrea să admită — și cu siguranță nu sub ochii lor vigilenți-că ar putea exista slăbiciuni sau vulnerabilități în lucrarea lor. În calitate de auditor și consultant în carieră, aud multe povești care încep cu „ipotetic vorbind…” sau „cunosc pe cineva care…” multe ministere au întrebări despre controalele interne și despre cum să abordeze sau să prevină în mod eficient vulnerabilitățile. A fi dispus să ia în considerare aceste probleme este un prim pas important în abordarea oricăror puncte slabe.
unele biserici operează cu o vulnerabilitate fără să-și dea seama care ar putea fi consecințele. Sunt surprinși când ceva nu merge bine, dar probabil ar fi trebuit să știe riscul tot timpul. Să aruncăm o privire la unele dintre punctele slabe specifice de control intern care pot exista într-o biserică și de ce sunt o preocupare:
slăbiciune: indivizii pot accesa fonduri nenumărate în seif de la sine.
risc: chiar dacă nu este o procedură standard pentru o persoană să acceseze seiful de la sine, dacă cineva o poate face, există o problemă. Luați în considerare toate persoanele cu chei sau combinații la seiful dvs. De exemplu, o biserică a descoperit că îngrijitorul avea o cheie suplimentară pentru seif și cheia de rezervă pentru camera în care se afla.
slăbiciune: Cecurile semnate sunt returnate persoanei care le-a pregătit.
risc: acea persoană ar putea schimba beneficiarul plății. Deoarece el sau ea are documentația, individul ar putea crea un alt cec pentru a plăti vânzătorul mai târziu.
slăbiciune: aceeași persoană are acces atât la sistemul de depozite, cât și la cel de donatori.
risc: acea persoană ar putea lua contribuții și posta o intrare fictivă în sistemul donator pentru a credita donatorul.
slăbiciune: o persoană cu acces la conturile de plătit și registrul general este, de asemenea, un semnatar de cecuri.
risc: Această persoană ar putea face o plată și să o semneze fără ca altcineva să știe.
slăbiciune: cecurile în alb sunt semnate deoarece este greu să găsești semnatari.
risc: dacă o persoană care are acces la registrul general are acces și la cecurile în alb semnate, cecurile ar putea fi scrise oricui și pentru orice sumă.
slăbiciune: o persoană cu acces la registrul general are acces bancar online.
risc: persoana poate transfera fonduri într-un alt cont bancar sau poate procesa și înregistra un transfer bancar fără aprobare.
slăbiciune: Ministerele individuale au conturi bancare separate care nu sunt înregistrate în registrul general.
risc: activitatea nu este revizuită sau aprobată de alții, lăsând biserica în pericol pentru delapidare și persoana(persoanele) responsabile cu riscul unei acuzații de nelegiuire.
slăbiciune: salarizarea este procesată de o singură persoană și nu este revizuită.
risc: individul ar putea face modificări neaprobate ale ratei de plată sau ar putea adăuga angajați „fantomă” la statul de plată.
slăbiciune: fișele de pontaj nu sunt semnate de un supraveghetor.
risc: Orele raportate și compensația acordată pot fi inexacte, intenționat sau accidental.
slăbiciune: Ministerul nu are personal instruit sau informat în mod adecvat.
risc: angajații pot face greșeli, ducând la informații slabe sau pot apărea erori intenționate (fraudă), dar rămân nedetectate din cauza greșelilor consistente sau a neglijenței.
slăbiciune: informațiile financiare și reconcilierile sunt pregătite luni după fapt.
risc: Erorile nu vor fi detectate în timp util, iar deciziile se pot baza pe informații financiare incorecte.
slăbiciune: un singur card de credit corporativ este disponibil pentru mai multe persoane, iar tranzacțiile nu sunt revizuite în mod corespunzător de către un supraveghetor (altcineva decât persoana din cont).
risc: cineva ar putea face taxe care nu sunt legate de afacerea bisericii, iar determinarea părții responsabile pentru orice achiziție devine dificilă cu mai mulți utilizatori.
această listă este furnizată pentru a vă ajuta să înțelegeți cât de ușor este să treceți cu vederea unele deficiențe cheie ale controalelor interne. Chiar dacă niciuna dintre aceste situații nu există în biserica voastră, este întotdeauna bine să le țineți minte, deoarece procedurile financiare, înregistrările și personalul se schimbă adesea în timp.
următoarele controale nu necesită eforturi extraordinare, dar pot oferi cel puțin o apărare de bază pentru biserica dvs. și persoanele care procesează încasări în numerar, plăți în numerar și salarii:
- întotdeauna au mai mult de o persoană mâner fonduri nenumărate.
- furnizați informații despre depozit unei persoane din contabilitate, precum și persoanei care prelucrează informațiile donatorului. Raportul privind depozitele și sistemul donatorilor ar trebui verificat independent pentru a se asigura că acestea sunt de acord.
- trimiteți declarații detaliate ale donatorilor cel puțin anual.
- utilizați aceleași controale pentru cecurile Primite ca și pentru numerar. Cecurile ar trebui să fie ștampilate „numai pentru depozit” cât mai curând în acest proces, așa cum este practic.
- reconciliați sistemul donatorilor cu registrul general cel puțin anual.
- asigurați-vă că accesul la stocul de verificare, capacitatea de a posta în registrul general și Autoritatea de semnare a verificării implică cel puțin două persoane separate.
- eliminați sau controlați cu atenție ștampilele de semnătură.
- păstrați numerar mic la sume minime și reconciliați-l periodic.
- puneți pe cineva cu acces la registrul general să revizuiască reconcilierea bancară și să anuleze cecurile lunar.
- dacă salarizarea este procesată de o singură persoană, asigurați-vă că este revizuită și aprobată de oa doua persoană.
- implementați un proces lunar de închidere care detaliază:
- etapele care trebuie efectuate, împreună cu datele scadente
- cine ar trebui să pregătească informațiile
- cine ar trebui să revizuiască informațiile
- au intrări jurnal pregătit de o persoană și aprobate de către o a doua persoană, sau au o a doua persoană imprima un raport întreg jurnal în fiecare lună și de revizuire și aproba.
elementele de mai sus sunt un bun punct de plecare. Odată ce aceste politici și proceduri sunt în vigoare, următorul pas este să vă asigurați că sunt documentate în mod adecvat.
biserica ta ar putea beneficia dacă o persoană din afară ți-ar revizui procesele pentru a determina unde pot exista slăbiciuni. Dacă întâmpinați orice împingere înapoi de la indivizi, reamintiți-le că aceste practici sunt în vigoare ca principiu de administrare, precum și servesc la protejarea persoanelor implicate. Încadrarea acestor sarcini în acest fel poate schimba perspectiva tuturor asupra importanței acestor probleme!
acest articol a apărut pentru prima dată pe ChurchLawandTax.com.
Înscrieți-vă pentru e-știri și alerte
