Mark Hammar / January 19, 2016
v systému řízení kvality (QMS) existuje zřetelný rozdíl mezi tím, co je míněno procesem a tím, co je míněno postupem, a zmatení těchto dvou konceptů se může stát problémem při implementaci ISO 9001. V předchozím článku Sledujte svůj jazyk! Nezaměňujte procesy s postupy, proběhla diskuse o rozdílech mezi procesem a postupem, ale často je užitečné tuto diskusi lépe porozumět s některými příklady.
co je proces QMS?
ISO 9000:2005 je dokument, který zaznamenává definice pro specifické termíny QMS používané v rámci požadavků ISO 9001 a podle této definice je proces “ soubor vzájemně propojených nebo interakčních činností, které transformují vstupy na výstupy.“V QMS, stejně jako v každém podnikání, existuje mnoho procesů ; ve skutečnosti lze téměř vše, co děláte v Organizaci, klasifikovat jako proces. Budete mít Proces pro provádění účetnictví, pro nákup dodávek, pro najímání dodavatele, nebo pro potvrzení objednávky od zákazníka.
klíčem pro proces je, že vyžaduje vstup, provádí některé činnosti pomocí tohoto vstupu a poté vytvoří výstup. Pro výše uvedený příklad účetnictví bude váš účetní proces trvat zprávy o výdajích, příjmech a nákupech, poté vytvoří nebo změní všechny potřebné záznamy o účtu a nakonec vytvoří finanční zprávy pro správu a kontrolu akcionářů. Stejně tak Proces pro najímání dodavatele začne s žádostí najmout dodavatele, vyšetřování do správného dodavatele najmout včetně nabídek a prezentaci vybraného dodavatele s objednávkou k provedení práce.
takže vše, co děláte ve vaší organizaci, která vezme vstup, provede aktivitu s tímto vstupem a poté vytvoří výstup, je proces; ale jak se to liší od postupu? Ne všechny procesy musí mít postup-hlavním rozhodujícím faktorem je, pokud potřebujete postupovat podle určité řady kroků nebo ne.
co je postup QMS?
podle ISO 9000:2005 je postup “ specifikovaným způsobem provádění činnosti nebo procesu.“Takže, když máte proces, který musí nastat jedním konkrétním způsobem, a určili jste, jak se to má stát, máte postup. Příkladem postupu, který by doprovázel proces kontroly smlouvy, může být to, že jste určili jeden způsob, jakým vám zákazníci dají objednávku, existuje definovaná sada kroků k přezkoumání, schválení a přijetí této objednávky a poté je objednávka zaznamenána a distribuována určitým způsobem vašim zaměstnancům.
je důležité si uvědomit, že ne každý proces musí mít postup. Například, pokud máte proces, který kupujete pouze od schváleného dodavatele, ale nemáte definovaný způsob, jak přidat dodavatele do tohoto seznamu, pak máte proces, ale ne postup, který s ním půjde. Stejně tak ve vývoji softwaru neexistuje jeden správný způsob, jak kódovat, a vývojáři softwaru budou psát svůj kód jinak, aniž by postupovali; nebo, když vyškolený a certifikovaný strojník dostane výkres a rozhodne se, jak vyrobit obrobený díl, nemusí existovat žádný správný způsob, jak to udělat, takže se tato osoba bude při rozhodování o tom, jak vyrobit díl, spoléhat na své dovednosti a znalosti.
musí být každý postup zdokumentován?
mít proces, který nemá postup, je zvláště patrný v procesech, kde se silně spoléháte na znalosti a dovednosti osoby, která vykonává práci. Když lékař provádí operaci mozku, nemají zdokumentovaný postup, protože se do značné míry spoléhá na jejich zkušenosti s řešením toho, co najdou za pochodu. Mohou existovat některé postupy, které jsou dodržovány, ale pro to není zdokumentován žádný postup.
diskuse o tom, zda potřebujete dokumentovat postup, je dalším krokem, ale také důležitým. V ISO 9001: 2008 existuje šest identifikovaných dokumentovaných postupů, které jsou potřebné pro QMS, ale s novou verzí ISO 9001: 2015 neexistuje žádný nařízený dokumentovaný postup. Je odpovědností společnosti určit, zda potřebují dokumentovat postup, aby zajistily konzistentní výsledky procesu a přidruženého postupu.
porozumění procesům a postupům je důležitou součástí QMS
procesní přístup je jedním z osmi principů řízení kvality, které jsou základem ISO 9001, a pochopení toho, co je proces a jak interagují, je důležitou součástí schopnosti implementovat a zlepšit vaše QMS. Tím, že znáte své procesy, můžete lépe pochopit, které z nich musí mít určitý způsob vytváření výstupu, který vám dá vědět, kdy potřebujete mít postup, který by šel s vaším procesem. Poté můžete dále určit, zda tento postup potřebujete zdokumentovat nebo ne, abyste zajistili konzistentní výsledky.
Pochopte své procesy a jejich interakce a budete moci efektivněji implementovat své QMS pro lepší spokojenost a zlepšení zákazníků. To je důvod, proč implementujete QMS na prvním místě, že?
použijte tento bezplatný online kurz ISO 9001 Foundations, abyste získali více znalostí o normě ISO 9001:2015.
