Mark Hammar | januar 19, 2016
i et kvalitetsstyringssystem er der en tydelig forskel mellem, hvad der menes med en proces, og hvad der menes med en procedure, og forvirring af disse to begreber kan blive et problem under din implementering af ISO 9001. I en tidligere artikel, se dit sprog! Forveks ikke processer med procedurer, der var en diskussion om forskellene mellem en proces og en procedure, men det er ofte nyttigt at forstå denne diskussion bedre med nogle eksempler.
Hvad er en KMS-proces?
ISO 9000:2005 er det dokument, der registrerer definitionerne for de KVMS-specifikke udtryk, der anvendes inden for ISO 9001-kravene, og ifølge denne definition er en proces et “sæt indbyrdes forbundne eller interagerende aktiviteter, der omdanner input til output.”I en MMS, som i enhver virksomhed, er der mange processer; faktisk kan næsten alt, hvad du gør i en organisation, klassificeres som en proces. Du vil have en proces til at gøre dit regnskab, for at købe forsyninger, for at ansætte en entreprenør, eller for at bekræfte en indkøbsordre fra en kunde.
nøglen til en proces er, at den tager et input, udfører nogle aktiviteter ved hjælp af det input og derefter opretter et output. I regnskabseksemplet ovenfor vil din regnskabsproces tage rapporter om udgifter, indtægter og køb, derefter oprette eller ændre eventuelle nødvendige kontoposter og til sidst oprette økonomiske rapporter til ledelse og aktionæranmeldelse. Ligeledes, en proces til ansættelse af en entreprenør starter med en anmodning om at ansætte entreprenøren, undersøgelse af den rigtige entreprenør til at ansætte inklusive tilbud, og præsentere den valgte entreprenør med en indkøbsordre for at udføre jobbet.
så alt, hvad du gør i din organisation, der tager et input, gør en aktivitet med det input og derefter opretter et output, er en proces; men hvordan adskiller dette sig fra en procedure? Ikke alle processer skal have en procedure – hovedafgørelsen er, om du skal følge en bestemt række trin eller ej.
hvad er en KMS-procedure?
igen, i henhold til ISO 9000:2005, er en procedure en “specificeret måde at udføre en aktivitet eller en proces på.”Så når du har en proces, der skal ske på en bestemt måde, og du har angivet, hvordan det skal ske, har du en procedure. Et eksempel på en procedure, der ledsager en kontraktgennemgangsproces, kan være, at du har bestemt en måde, hvorpå kunder vil give dig en indkøbsordre, der er et defineret sæt trin til at gennemgå, godkende og acceptere den ordre, og derefter registreres og distribueres ordren på en bestemt måde til dine medarbejdere.
det er vigtigt at bemærke, at ikke alle processer skal have en procedure. For eksempel, hvis du har en proces, som du kun køber produkt fra en godkendt leverandør, men du ikke har en defineret måde at tilføje en leverandør til denne liste, så har du en proces, men ikke en procedure til at gå med den. Ligeledes er der i programudvikling ikke en rigtig måde at kode på, og programudviklerne vil skrive deres kode forskelligt, ikke efter en procedure; eller når en uddannet og certificeret maskinist får en tegning og beslutter, hvordan man laver en bearbejdet del, er der muligvis ingen rigtig måde at gøre det på, så personen vil stole på deres færdigheder og viden for at beslutte, hvordan man laver delen.
skal enhver procedure dokumenteres?
at have en proces, der ikke har en procedure, er særlig mærkbar i processer, hvor du er stærkt afhængig af viden og færdigheder hos den person, der udfører jobbet. Når en læge udfører hjernekirurgi, har de ikke en dokumenteret procedure til at gøre dette, fordi den er stærkt afhængig af deres erfaring med at håndtere det, de finder, når de går. Der kan være nogle procedurer, der følges, mens de går, men der er ingen dokumenteret procedure for dette.
diskussionen om, hvorvidt du skal dokumentere en procedure, er endnu et skridt, men også et vigtigt. I ISO 9001: 2008 er der seks identificerede dokumenterede procedurer, der er nødvendige for en kvalitetssikring, men med den nye version af ISO 9001:2015 er der ingen mandat dokumenteret procedure. Det er virksomhedens ansvar at afgøre, om de har brug for at dokumentere en procedure for at sikre ensartede resultater fra processen og den tilhørende procedure.
forståelse af processer og procedurer er en vigtig del af et kvalitetsstyringssystem
procesmetoden er et af de otte kvalitetsstyringsprincipper, der er grundlaget for ISO 9001, og forståelse af, hvad en proces er, og hvordan de interagerer, er en vigtig del af at kunne implementere og forbedre dit kvalitetsstyringssystem. Ved at kende dine processer kan du bedre forstå, hvilke der skal have en bestemt måde at oprette output på, som fortæller dig, hvornår du skal have en procedure for at gå sammen med din proces. Du kan derefter yderligere afgøre, om du har brug for at dokumentere denne procedure eller ikke for at sikre ensartede resultater.
forstå dine processer og deres interaktioner, og du vil være i stand til mere effektivt at implementere dine kvalitetsmålinger for bedre kundetilfredshed og forbedring. Det er derfor, du implementerer et kms i første omgang, er det ikke?
Brug dette gratis ISO 9001 Foundations online kursus for at få mere viden om ISO 9001:2015 standarden.
