Mark Hammar / Januar 19, 2016
In einem Qualitätsmanagementsystem (QMS) gibt es einen deutlichen Unterschied zwischen dem, was mit einem Prozess gemeint ist, und dem, was mit einem Verfahren gemeint ist, und die Verwechslung dieser beiden Konzepte kann während Ihrer Implementierung von ISO 9001 zu einem Problem werden. Achten Sie in einem früheren Artikel auf Ihre Sprache! Verwechseln Sie Prozesse nicht mit Prozeduren, es gab eine Diskussion über die Unterschiede zwischen einem Prozess und einer Prozedur, aber es ist oft hilfreich, diese Diskussion anhand einiger Beispiele besser zu verstehen.
Was ist ein QMS-Prozess?
ISO 9000:2005 ist das Dokument, das die Definitionen für die QMS-spezifischen Begriffe aufzeichnet, die in den ISO 9001-Anforderungen verwendet werden, und gemäß dieser Definition ist ein Prozess ein „Satz miteinander verbundener oder interagierender Aktivitäten, die Inputs in Outputs umwandeln.“ In einem QMS gibt es wie in jedem Unternehmen viele Prozesse; Tatsächlich kann fast alles, was Sie in einer Organisation tun, als Prozess klassifiziert werden. Sie haben einen Prozess für Ihre Buchhaltung, für den Kauf von Lieferungen, für die Einstellung eines Auftragnehmers oder für die Bestätigung einer Bestellung von einem Kunden.
Der Schlüssel für einen Prozess besteht darin, dass er eine Eingabe entgegennimmt, einige Aktivitäten mit dieser Eingabe ausführt und dann eine Ausgabe erstellt. Im obigen Buchhaltungsbeispiel werden in Ihrem Buchhaltungsprozess Berichte über Ausgaben, Einnahmen und Einkäufe erstellt, dann alle erforderlichen Kontoaufzeichnungen erstellt oder geändert und schließlich Finanzberichte für die Überprüfung durch das Management und die Aktionäre erstellt. Ebenso beginnt ein Prozess zur Einstellung eines Auftragnehmers mit einer Anfrage zur Einstellung des Auftragnehmers, einer Untersuchung des richtigen Auftragnehmers, einschließlich Angeboten, und der Vorlage eines Auftrags zur Ausführung des Auftrags an den ausgewählten Auftragnehmer.
Also ist alles, was Sie in Ihrer Organisation tun, das eine Eingabe nimmt, eine Aktivität mit dieser Eingabe ausführt und dann eine Ausgabe erstellt, ein Prozess. aber wie unterscheidet sich das von einer Prozedur? Nicht alle Prozesse müssen eine Prozedur haben – die Hauptentscheidung ist, ob Sie einer bestimmten Reihe von Schritten folgen müssen oder nicht.
Was ist ein QMS-Verfahren?
Gemäß ISO 9000: 2005 ist ein Verfahren eine „spezifizierte Art und Weise, eine Aktivität oder einen Prozess auszuführen.“ Wenn Sie also einen Prozess haben, der auf eine bestimmte Weise ablaufen muss, und Sie angegeben haben, wie er ablaufen soll, haben Sie eine Prozedur. Ein Beispiel für ein Verfahren, das einen Vertragsprüfungsprozess begleiten würde, könnte sein, dass Sie eine Art und Weise festgelegt haben, wie Kunden Ihnen eine Bestellung geben, es einen definierten Satz von Schritten gibt, um diese Bestellung zu überprüfen, zu genehmigen und zu akzeptieren, und dann wird die Bestellung aufgezeichnet und auf eine bestimmte Weise an Ihre Mitarbeiter verteilt.
Es ist wichtig zu beachten, dass nicht jeder Prozess eine Prozedur haben muss. Wenn Sie beispielsweise einen Prozess haben, bei dem Sie nur Produkte von einem zugelassenen Lieferanten kaufen, aber keine definierte Möglichkeit haben, einen Lieferanten zu dieser Liste hinzuzufügen, haben Sie einen Prozess, aber keine Prozedur. Ebenso gibt es in der Softwareentwicklung keinen richtigen Weg zum Codieren, und die Softwareentwickler schreiben ihren Code anders, ohne einer Prozedur zu folgen; oder wenn ein ausgebildeter und zertifizierter Maschinist eine Zeichnung erhält und entscheidet, wie ein bearbeitetes Teil hergestellt wird, gibt es möglicherweise keinen richtigen Weg, dies zu tun.
Muss jeder Vorgang dokumentiert werden?
Ein Prozess, der kein Verfahren hat, macht sich besonders in Prozessen bemerkbar, in denen Sie sich stark auf das Wissen und die Fähigkeiten der Person verlassen, die die Arbeit ausführt. Wenn ein Arzt eine Gehirnoperation durchführt, haben sie kein dokumentiertes Verfahren, um dies zu tun, da es stark von ihrer Erfahrung im Umgang mit dem abhängt, was sie unterwegs finden. Es kann einige Verfahren geben, die befolgt werden, aber es gibt kein dokumentiertes Verfahren dafür.
Die Diskussion, ob Sie ein Verfahren dokumentieren müssen, ist ein weiterer, aber auch wichtiger Schritt. In ISO 9001: 2008 gibt es sechs identifizierte dokumentierte Verfahren, die für ein QMS benötigt werden, aber mit der neuen Version von ISO 9001: 2015 gibt es kein vorgeschriebenes dokumentiertes Verfahren. Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens festzustellen, ob es ein Verfahren dokumentieren muss, um konsistente Ergebnisse aus dem Prozess und dem damit verbundenen Verfahren sicherzustellen.
Das Verständnis von Prozessen und Verfahren ist ein wichtiger Bestandteil eines QMS
Der Prozessansatz ist eines der acht Qualitätsmanagementprinzipien, die die Grundlage von ISO 9001 bilden. Wenn Sie Ihre Prozesse kennen, können Sie besser verstehen, welche eine bestimmte Methode zum Erstellen der Ausgabe benötigen, sodass Sie wissen, wann Sie eine Prozedur für Ihren Prozess benötigen. Sie können dann weiter bestimmen, ob Sie dieses Verfahren dokumentieren müssen oder nicht, um konsistente Ergebnisse sicherzustellen.
Verstehen Sie Ihre Prozesse und deren Wechselwirkungen, und Sie können Ihr QMS effektiver implementieren, um die Kundenzufriedenheit und -verbesserung zu verbessern. Aus diesem Grund implementieren Sie in erster Linie ein QMS, nicht wahr?
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