Mark Hammar | januari 19, 2016
In een Quality Management System (QMS) er is een duidelijk verschil tussen wat wordt bedoeld met een proces en wat wordt bedoeld met een procedure, en verwarrend zijn deze twee begrippen kan uitgroeien tot een probleem dat tijdens de implementatie van ISO 9001. In een vorig artikel, let op uw taal! Verwar processen niet met procedures, er was een discussie over de verschillen tussen een proces en een procedure, maar het is vaak handig om deze discussie beter te begrijpen met enkele voorbeelden.
Wat is een QMS-proces?
ISO 9000:2005 is het document dat de definities registreert voor de QMS-specifieke termen die binnen de ISO 9001-vereisten worden gebruikt, en volgens deze definitie is een proces een “verzameling van onderling verbonden of op elkaar inwerkende activiteiten die inputs omzetten in outputs.”In een QMS, zoals in elk bedrijf, zijn er veel processen; in feite, bijna alles wat je doet in een organisatie kan worden geclassificeerd als een proces. U zult een proces hebben voor het doen van uw boekhouding, voor de aankoop van voorraden, voor het inhuren van een aannemer, of voor het bevestigen van een inkooporder van een klant.
de sleutel voor een proces is dat het een input neemt, enkele activiteiten uitvoert met behulp van die input, en dan een output creëert. Voor het bovenstaande boekhoudvoorbeeld neemt uw boekhoudproces rapporten over uitgaven, inkomsten en aankopen, maakt of wijzigt u de nodige accountrecords en maakt u ten slotte financiële rapporten voor het management en de aandeelhouders. Evenzo zal een proces voor het huren van een aannemer beginnen met een verzoek om de aannemer te huren, onderzoek naar de juiste aannemer te huren met inbegrip van offertes, en het presenteren van de geselecteerde aannemer met een inkooporder om de job uit te voeren.
dus, alles wat je doet in je organisatie dat een input neemt, doet een activiteit met die input, en dan een output maakt, is een proces; maar hoe verschilt dit van een procedure? Niet alle processen moeten een procedure hebben – de belangrijkste beslisser is of u een bepaalde reeks stappen moet volgen of niet.
Wat is een QMS-procedure?
volgens ISO 9000: 2005 is een procedure een ” gespecificeerde manier om een activiteit of een proces uit te voeren.”Dus als je een proces hebt dat op één specifieke manier moet plaatsvinden, en je hebt aangegeven hoe het moet gebeuren, heb je een procedure. Een voorbeeld van een procedure die zou gepaard gaan met een contract review proces zou kunnen zijn dat je hebt bepaald een manier waarop klanten u een inkooporder zal geven, er is een gedefinieerde set van stappen te beoordelen, goed te keuren, en te accepteren die bestelling, en dan is de bestelling wordt geregistreerd en gedistribueerd op een bepaalde manier aan uw medewerkers.
het is belangrijk op te merken dat niet elk proces een procedure hoeft te hebben. Bijvoorbeeld, als je een proces hebt dat je alleen product koopt van een erkende leverancier, maar je hebt geen gedefinieerde manier om een leverancier aan die lijst toe te voegen, dan heb je een proces, maar geen procedure om mee te gaan. Ook in softwareontwikkeling is er niet één juiste manier om te coderen, en de softwareontwikkelaars zullen hun code anders schrijven zonder een procedure te volgen; of, wanneer een getrainde en gecertificeerde machinist een tekening krijgt en beslist hoe een machinaal onderdeel te maken, kan er niemand juiste manier zijn om het te doen, zodat die persoon zal vertrouwen op hun vaardigheden en kennis om te beslissen hoe het onderdeel te maken.
moet elke procedure worden gedocumenteerd?
het hebben van een proces dat geen procedure heeft, is vooral merkbaar in processen waarbij u sterk afhankelijk bent van de kennis en vaardigheden van de persoon die het werk doet. Wanneer een arts hersenchirurgie uitvoert, hebben ze geen gedocumenteerde procedure om dit te doen, omdat het sterk afhankelijk is van hun ervaring in het omgaan met wat ze vinden als ze gaan. Er kunnen een aantal procedures die worden gevolgd als ze gaan, maar er is geen gedocumenteerde procedure voor deze.
de discussie over de vraag of u een procedure moet documenteren is een volgende stap, maar ook een belangrijke. In ISO 9001:2008 zijn er zes geïdentificeerde gedocumenteerde procedures die nodig zijn voor een QMS, maar met de nieuwe versie van ISO 9001: 2015 is er geen verplichte gedocumenteerde procedure. Het is de verantwoordelijkheid van de onderneming om te bepalen of zij een procedure moeten documenteren om consistente resultaten van het proces en de bijbehorende procedure te garanderen.
het begrijpen van processen en procedures is een belangrijk onderdeel van een QMS
de procesbenadering is een van de acht kwaliteitsmanagementprincipes die de basis vormen van ISO 9001, en het begrijpen van wat een proces is en hoe ze interageren is een belangrijk onderdeel van het kunnen implementeren en verbeteren van uw QMS. Door uw processen te kennen, kunt u beter begrijpen welke een bepaalde manier nodig hebben om de output te creëren, die u zal laten weten wanneer u een procedure nodig hebt om samen te gaan met uw proces. U kunt dan verder bepalen of u die procedure moet documenteren of niet om consistente resultaten te garanderen.
begrijp uw processen en hun interacties, en u zult in staat zijn om uw QMS effectiever te implementeren voor een betere klanttevredenheid en verbetering. Dit is waarom je in de eerste plaats een QMS implementeert, is het niet?
Gebruik deze gratis ISO 9001 Foundations Online cursus om meer kennis te verwerven over de ISO 9001: 2015 standaard.
