jak usprawnić proces zatwierdzania faktur

czy Twoja firma traci pieniądze i produktywność w wyniku nieefektywnego i przestarzałego procesu zatwierdzania faktur? Możesz być zaskoczony, gdy dowiesz się, że nawet w dobie postępu technologicznego, takiego jak automatyzacja przepływu pracy, sztuczna inteligencja i analiza danych, wiele firm nadal polega na ręcznym zatwierdzaniu faktur w ramach domyślnego procesu od zamówienia do zapłaty (P2P). W rezultacie tracą pieniądze na nieefektywność procesów, zmarnowany czas i utracone szanse na zwiększenie wartości rabatów przedterminowych płatności.

usprawnienie i optymalizacja przetwarzania faktur może przynieść znaczące korzyści zespołom ds. zaopatrzenia i rozliczeń, a także kondycji, rentowności i konkurencyjności Twojej firmy. Poświęcenie czasu na zbadanie i wdrożenie kilku przyjaznych dla użytkownika zmian może pomóc ci przestać tracić na wartości nieoptymalne przetwarzanie faktur i zapewnić, że uzyskasz jak najwięcej za swoje pieniądze, gdy nadejdzie czas na opłacenie rachunków.

dlaczego potrzebujesz sformalizowanego procesu zatwierdzania faktur

w idealnym świecie proces zatwierdzania faktur jest dość prosty i prosty: kupujący otrzymuje fakturę od dostawcy, weryfikuje jej poprawność, a następnie kieruje ją do odpowiedniego interesariusza w celu zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu accounts payable (AP) wydaje płatność i odpowiednio aktualizuje dokumentację finansową firmy.

w praktyce jednak potencjalne przerwy w łańcuchu zatwierdzania, błędy ludzkie, oszustwa dotyczące faktur i inne problemy wymagają utworzenia sformalizowanego procesu zatwierdzania faktur. Obiegi zatwierdzania faktur będą się różnić w zależności od firmy, ale ogólnie rzecz biorąc, w pełni rozwinięty obieg zatwierdzania faktur będzie wyglądał mniej więcej tak:

1. Przechwytywanie faktury

po otrzymaniu faktury od sprzedawcy wszystkie informacje istotne dla transakcji (w tym oryginalny numer zamówienia zakupu (numer PO) numer faktury, kwota faktury, ilość i jakość zamówionych towarów, warunki itp.) powinny zostać przekazane do systemu zakupów odbiorcy.

1. sprawdzanie poprawności faktury/dopasowanie zamówienia

po przechwyceniu faktura jest skategoryzowana i powiązana z innymi dokumentami związanymi z transakcją, w tym oryginalnym zamówieniem, dokumentami wysyłkowymi, paragonami zakupu i korespondencją ze sprzedawcą dotyczącą wszelkich zmian w zamówieniu. Jest to powszechnie określane jako” dopasowanie w trzech kierunkach”, ale może obejmować dokumenty wykraczające poza trio PO, fakturę i manifest wysyłkowy.

1. wyjątki i korekty

jeśli na fakturze znajdują się niepełne lub nieprawidłowe informacje, są one kierowane do pracowników, którzy wyszukują poprawne lub brakujące informacje, a następnie ponownie weryfikują i dopasowują. Faktury, których nie można wiarygodnie powiązać z istniejącą transakcją,mogą spowodować wszczęcie dochodzenia w sprawie oszustwa.

1. Routing zatwierdzania faktur

po zakończeniu weryfikacji i dopasowania faktura jest kierowana do właściwego zatwierdzającego (- ych), na podstawie kryteriów ustalonych przez procesy biznesowe firmy. Na przykład faktura może wymagać zatwierdzenia zarówno przez Kierownika Działu składającego zamówienie, jak i starszego menedżera, jeśli kwota przekracza określone limity wydatków lub jest związana z konkretnym budżetem projektu.

1. przetwarzanie płatności

zatwierdzone faktury są przekazywane do działu księgowości w celu przetworzenia i płatności. Przetworzone faktury są zamykane, a dokumentacja księgowa aktualizowana.

dzięki formalnemu procesowi zarządzania fakturami znacznie łatwiej jest zminimalizować potencjalne błędy i zakłócenia. Jednak nawet najbardziej płynny proces ręczny jest podatny na problemy, którym można zapobiec poprzez automatyzację faktur.

„poza opracowaniem formalnego procesu zatwierdzania faktur, najlepszym wyborem, jaki możesz zrobić, aby poprawić wydajność, dokładność i oszczędności wynikające z przetwarzania faktur, jest automatyzacja.”

problemy wynikające z procesów ręcznego zatwierdzania faktur

ręczne przetwarzanie i zatwierdzanie faktur zgodnie z regułami biznesowymi może z pewnością zapewnić odpowiednią (jeśli nie optymalną) wydajność dla małych firm z minimalnymi łańcuchami dostaw. Jednak większe firmy i firmy dążące do strategicznego rozwoju wkrótce odkryją, że rosnący łańcuch dostaw wiąże się z większym zapotrzebowaniem na czas personelu, talenty i zasoby—a ręczne procesy po prostu nie mogą zaspokoić tego zapotrzebowania w skuteczny i wydajny sposób.

do najczęstszych problemów, które mogą powodować ręczne przetwarzanie faktur należą:

• słaba przejrzystość wydatków i zwiększone ryzyko. Ręczne procesy sprawiają, że złośliwe strony zachęcają do złożenia fałszywej faktury do zapłaty i zwiększają ryzyko, że takie faktury zostaną zapłacone i nie zostaną wykryte, dopóki nie będzie za późno. Ponadto ręczne przepływy pracy mogą umożliwić zamówienia „prześlizgnąć się przez pęknięcia”, jak Maverick wydać, szczególnie jeśli użytkownicy obejść zatwierdzone zasady zakupów, aby kupić przedmioty i otrzymywać faktury i inne dokumenty bez zobowiązań w pętli. Może to prowadzić do niekompletnych i niedokładnych danych dotyczących wydatków, co z kolei może mieć druzgocący wpływ na sprawozdawczość finansową, ścieżki audytu, przepływy pieniężne i podejmowanie strategicznych decyzji.
• utracone faktury. Jednym z wyzwań związanych z zarządzaniem dokumentami w formie papierowej jest częstotliwość utraty lub zniszczenia faktur. Śledzenie błędnych faktur w ogromnej ilości papieru jest czasochłonne i może zaszkodzić relacjom z dostawcami z niepotrzebnymi opóźnieniami.
• błąd ludzki. Gdy palce spotykają się z klawiaturą, ryzyko błędów i przeoczeń wzrasta. Ręczne wprowadzanie danych może prowadzić do nieprawidłowych lub niekompletnych płatności i znacznie utrudnia weryfikację faktur.
• duplikaty płatności. Innym objawem ręcznego przetwarzania faktur, duplikaty płatności mogą być dokonywane z wielu powodów, w tym opóźnień wynikających z nieefektywnego wprowadzania danych i zatwierdzania przepływów pracy lub błędów routingu, które prowadzą do dwukrotnego przetwarzania tej samej płatności. Bez automatycznej weryfikacji jest zbyt łatwo—i drogo—płacić więcej niż jeden raz za towary i usługi, których potrzebujesz.
• Opóźnienia W Zatwierdzaniu. Ręczne przepływy pracy spowalniają każdy proces. A jeśli nie ma systemu, który zapewniałby wsparcie i przypomnienia osobom zatwierdzającym, które są poza biurem lub po prostu są zbyt zawalone, aby zwracać szczególną uwagę na swoją skrzynkę odbiorczą, zatwierdzenia faktur mogą zostać opóźnione, co prowadzi do opóźnień w płatnościach, utraty potencjalnych zniżek na wcześniejsze płatności i dobrej woli u dostawców.
• Wysokie Koszty Personelu. Przepływy pracy faktur w oparciu o pióro, Papier i ludzi są powolne, pracochłonne i kosztowne. Nadmierne koszty pracy mogą przesunąć średni koszt przetwarzania pojedynczej faktury do stratosfery.

Przekształć proces zatwierdzania faktur za pomocą automatyzacji

poza opracowaniem formalnego procesu zatwierdzania faktur, najlepszym wyborem, jakiego możesz dokonać, aby poprawić wydajność, dokładność i oszczędności wynikające z przetwarzania faktur, jest automatyzacja. Oprogramowanie do zatwierdzania faktur lub oprogramowanie do automatyzacji AP, jako część ogólnego oprogramowania Od Zamówienia do zapłaty, takiego jak PLANERGY, może osiągnąć ten cel. Raport z 2018 r. firmy badawczej Levvel (dawniej Paystream Advisors) wykazał, że trzy najważniejsze problemy związane z przetwarzaniem faktur dla Organizacji Przedsiębiorstw to pominięte rabaty (44%), opóźnienia w płatnościach (39%) i zduplikowane płatności (29%)—trzy potencjalne problemy, które można łatwo rozwiązać dzięki potędze automatyzacji.

ale na tym się nie kończy. Oparte na chmurze oprogramowanie do automatyzacji AP-w tym do przetwarzania faktur—zapewnia zespołom zaopatrzenia i działu AP kilka natychmiastowych i potężnych usprawnień, w tym:

• optymalna odpowiedzialność; zautomatyzowane przepływy pracy śledzą każdą transakcję w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zawsze będziesz wiedzieć, gdzie znajduje się faktura w łańcuchu zatwierdzania. Możesz skonfigurować przepływy pracy z przypadkami i przypomnieniami, aby zminimalizować blokady dróg i mobilny dostęp w celu uzyskania najszybszych możliwych zatwierdzeń.
• całkowita widoczność wydatków.
• dokładne i wydajne cykle faktur z automatycznym 3-kierunkowym dopasowaniem.
• Łatwa integracja z istniejącymi systemami księgowości i planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), aby połączyć wszystkich interesariuszy z różnych jednostek biznesowych i działów.
• wyższa wydajność dzięki automatycznym przepływom pracy bez użycia rąk, które uwalniają pracowników od niedrogiej i czasochłonnej pracy, dzięki czemu mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
• ogromna oszczędność kosztów i czasu dzięki optymalizacji procesów i eliminacji zarządzania dokumentami w formie papierowej.
• redukcja lub eliminacja błędów ludzkich i oszustw związanych z fakturami.
• szybsze i dokładniejsze raportowanie finansowe, prognozowanie i ścieżki audytu.
• więcej zniżek na wcześniejszą płatność i niewiele lub brak opłat za zwłokę.

zautomatyzuj i zoptymalizuj przepływy pracy faktur za pomocą oprogramowania do zatwierdzania faktur

uzyskanie maksymalnej wartości z procesów zatwierdzania faktur może być trudne, ale nie musi dominować w harmonogramie ani stresować pracowników niepotrzebną złożonością. Dzięki dobrze rozwiniętemu procesowi zatwierdzania faktur i odpowiedniemu rozwiązaniu automatyzacji AP możesz zmniejszyć ryzyko związane z przetwarzaniem faktur, zwiększyć wydajność i wydajność oraz uzyskać znaczne oszczędności dzięki zmniejszeniu ilości odpadów, niższym kosztom pracy i mniejszym zużyciu zasobów.

pozbądź się stresu związanego z zatwierdzaniem faktur i usprawnij wszystkie procesy pracy dzięki PLANERGY

dowiedz się, jak