QuickBooks Desktop kosztowanie pracy: Ściągawka dla początkujących

QuickBooks Desktop kosztowanie pracy: Ściągawka dla początkujących

jeśli chcesz wersję QuickBooks dla profesjonalistów serwisowych, nie powinno być trudne do uzyskania, ponieważ QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition i QuickBooks Enterprise (wszystkie poziomy subskrypcji) obejmują tę funkcję. Rozpocznij kopanie i zagłębić się w dlaczego, jak i kiedy QuickBooks kosztów pracy.

czy kosztorysowanie dotyczy mojej firmy, gdy nie jestem wykonawcą?

znaczenie śledzenia kosztów pracy polega na segmentacji zadań, zadań lub projektów pod jednostką dominującą. W przypadku firm budowlanych zazwyczaj oznacza to posiadanie osoby (na najwyższym poziomie na liście klientów) lub projektu firmy jako rodzica. Pod spodem znajdziesz wiele przedmiotów, które możesz oznaczyć w dowolny sposób.

jeśli prowadzisz działalność detaliczną, nadal możesz korzystać z kosztorysu zadań w QuickBooks Desktop, aby śledzić wiele lokalizacji; śledzić ich indywidualną rentowność, produktywność w realizacji zamówień i tak dalej. Jeśli przeczytasz dalej, zobaczysz, jak elastyczność QuickBooks przynosi korzyści sprzedawcom detalicznym-cegły i zaprawy lub typy e-commerce.

jak działa kalkulacja kosztów pracy w QuickBooks?

zarysowana sekcja w tym pliku QuickBooks próbki firmy wskazuje Regina French Homes jest firmą lub klientem firma próbki prowadzi większość swojej korespondencji z.

Regina French Homes ma projekty (z wyglądu), które chce wykonać firma-na podstawie nazwy ulicy, na której dostarcza produkty lub usługi, lub obu.

w tym bezpośrednim przykładzie firma otrzymała właśnie nagrodę Spring Street job-za przyznaną flagę obok statusu Job.

klikamy na entity „Wrong Way Rd”, ponieważ nie było transakcji dla „Spring Street”. Tym razem widzimy transakcje.

powiększając podświetloną fakturę, widać, jak przykładowa firma odnosi się do jednostek podrzędnych wyraźniej. Znacznik „Automatic Pool Systems” w rozwijanym menu klas wskazuje, że ta transakcja dotyczy zakupu jednego z automatycznych systemów pool firmy.

obejmuje to zakupy przedmiotów: dwa zakupy części inwentaryzacyjnych-ostateczny system basenowy 3000 i pokrywę basenu Forest Green; oraz element Usługi: Praca Instalacyjna. Pozycja serwisowa jest przekazywana na fakturze przez jej stronę, a wiersze Bin nie są wypełniane – ponieważ nie rysuje żadnej ilości.

po drugie, ilość ułamkowa przekazana w wierszu ilości przekazuje dwie i pół godziny czasu poświęcono na instalację systemu basenowego i towarzyszącej mu pokrywy basenowej.

pomocne może okazać się to, jak dwie kolumny – stawka podstawowa i cena – pokazują zróżnicowanie. Aby dokładnie sprawdzić, jak może to wyglądać w raportowaniu danych, Zwykle uruchamiasz raport szacunkowy vs rzeczywisty.

możesz się tam dostać, klikając hiperłącze „szacunki vs fakty”. Na podstawie tego, co jest na ekranie, do tej pory nie wydaje się, raport dostarczy istotnych informacji. Zobaczmy, jakie są Wyniki tego raportu:

zwracając uwagę na kolumny w całym raporcie, wskazuje to na prawdopodobieństwo, że nie wprowadzono szacunkowych danych dla tego konkretnego zadania lub klienta.

dlaczego nie było danych szacunkowych? Filtrowanie transakcji do szacunków, a zakres dat do wszystkich, ujawnia, że ta konkretna praca nie została podana oferta lub cytat od początku tego konkretnego procesu. A co z tą konkretną fakturą, której użyliśmy jako przykładu?

przechodząc do zakładki formatowanie faktury i klikając, aby dostosować układ danych, przechodzisz do procesu dostosowywania szablonu formularza faktury; dotyczy to każdego formularza z dostępną kartą formatowania.

wewnątrz, przechodząc do sekcji Kolumny, zauważysz, że stawka podstawowa jest włączona tylko dla ekranu, a nie drukowania. To wyraźnie pokazuje, że jest to tylko dla oczu firmy, co jest dobrym początkiem do śledzenia tego, co zwykle oceniasz dla dostarczanych produktów i usług, a co zgodziłeś się ocenić w imieniu swoich klientów. Co zrobić, jeśli chcesz uzyskać więcej informacji z bieżących raportów?

w tym szczegółowym raporcie rentowności podane liczby opierają się na kosztach określonych dla pozycji zawartych w fakturach dla tego konkretnego zadania i pit w stosunku do stawek stosowanych w tych samych fakturach, a nie na stawkach określonych podczas tworzenia pozycji na liście pozycji.

z tego punktu widzenia nadal nie jesteś w stanie uzyskać szczegółów potrzebnych do szacunków vs aktualności – co obejmuje wykorzystanie formularza szacunków w QuickBooks. Szacunki mają możliwość śledzenia zmian w nich, od momentu ich początkowego utworzenia-niezależnie od tego, czy chodzi o aktualizowanie ilości, czy ceny.

szukając widoku tego, co ujawnia raport szacunkowy vs rzeczywisty, otworzyliśmy przykładowy plik firmy wykonawcy. Musieliśmy upewnić się, że szacunki zostały uwzględnione przed uruchomieniem raportu szacunkowego vs Actuals.

wchodząc do Centrum Obsługi Klienta i klikając kartę transakcje, zobaczysz, że istnieją wymagane szacunkowe typy transakcji. Z tego powodu powinieneś zobaczyć dane w raporcie szacunki vs fakty.

jest to raport zbiorczy podzielony na wszystkie zadania. Dzięki temu uzyskujesz widok z lotu ptaka na to, jakie będą twoje koszty w porównaniu z tym, czym faktycznie są; i to samo jest przekazywane do śledzenia przychodów. Ostatnia kolumna-Diff wskazuje, czy straciłeś lub zyskałeś z każdego zadania.

oto podział pozycji na pozycje szacowany koszt vs rzeczywisty koszt; szacowany przychód vs rzeczywisty przychód; i sprawdzanie, czy możesz zyskać lub stracić z każdego elementu.

to pokaże szczegóły pozycji dla konkretnego klienta, który musisz wybrać przed uruchomieniem raportu szczegółów szacunkowych vs rzeczywistych.

ten raport rentowności pozycji pokazuje podział rentowności po pozycji i ogólną rentowność pozycji-podczas przewijania aż do dołu.

na koniec dnia, to tylko kilka raportów, które możesz uruchomić, aby śledzić, jak zadania lub projekty odgrywają rolę w kondycji finansowej Twojej firmy. Chociaż użyliśmy konkretnych plików firmowych do zilustrowania omawianych zasad i pojęć, możesz użyć tego typu śledzenia i raportowania w innych branżach.

przypominam sobie przypadki użycia z udziałem spółek zależnych i lokalizacji pod spółką dominującą do użytku detalicznego. Możesz śledzić rentowność, Produktywność i postępy dla każdej spółki zależnej-korzystając z tych samych procesów opisanych powyżej.

możesz dostarczyć osobiste szacunki lub wyceny każdej spółce zależnej, a następnie wystawić fakturę po cenach ostatecznie uzgodnionych przez każdą spółkę zależną. Możesz następnie układać każdą spółkę zależną i sprawdzać, która z nich była bardziej opłacalna lub miała większy wolumen sprzedaży niż inne itp.

jak lepiej śledzić koszt pracy w QuickBooks Desktop?

aby zmaksymalizować analizę kosztów pracy, możesz zbadać obszar danych klientów, który nie jest często badany – czy to podczas początkowej konfiguracji klienta, czy po utworzeniu klienta – na karcie Informacje o zadaniu klienta lub zadania. Tutaj podajesz atrybuty otaczające każde zadanie:

• Opis stanowiska: opisujący bardziej szczegółowo charakter zadania wykonywanego w imieniu Klienta lub lokalizacji.
• rodzaj zadania: jaki rodzaj zadania jest wykonywany dla tego klienta lub lokalizacji. W tym przykładowym pliku ma tylko opcję dla niestandardowego projektu.Możesz być bardziej szczegółowy, dodając więcej typów, aby wskazać, co mogło być bardziej opłacalne lub gdzie twój zespół mógł być bardziej produktywny w określonych okresach czasu.
• status zadania: ustawiono sześć dostępnych statusów, aby oznaczyć każdy projekt lub zadanie. To, co wybierzesz, będzie prawdopodobnie zależeć od tego, jak Twoja firma definiuje znaczenie dla każdego statusu. Poniżej przedstawiono jednak typowe przypadki użycia dla każdej z opcji.
  • w toku do fazy negocjacji
  • nagrodzony za możliwość pracy na stanowisku
  • Nie przyznany za przegraną oferty pracy dla danego zlecenia lub klienta
  • w toku oznacza przyznanie zadania i jest w trakcie prac
  • zamknięty oznacza ukończone zadanie
  • brak oznacza, że nie rozpoczęło się licytacji.
• Data rozpoczęcia: dzień rozpoczęcia pracy nad projektem.
• przewidywana data zakończenia: gdy organizacja uzna, że projekt zostanie zakończony.
• Data Zakończenia: kiedy projekt faktycznie się zakończył.

wypełniając te pola i wykorzystując szacunki, można uzyskać lepszy widok nie tylko dolarów i centów, ale ogólnej wydajności – w odniesieniu do danego potoku projektu.

korzystając z Fakturowania progress, możesz dokładniej śledzić żywotność danej pracy, projektu lub zamówienia (w kontekście sklepów detalicznych); i zobaczyć dane ujawnione w fakturach Progress vs.szacunki. W przypadku sklepów detalicznych możesz ustawić progresję na podstawie ilości, które możesz zrealizować – a następnie wystawić fakturę w imieniu klienta.

do czego służy rozwijane status zadania w QuickBooks?

kiedy pełniej korzystasz z listy rozwijanej status zadania dla klienta, zwłaszcza gdy korzystasz z opcji rozwijanych w toku i zamkniętych, możesz użyć raportu podsumowującego zadania WIP w QuickBooks Desktop.

jest to oparte na porównaniu między tym, co znajduje się w oszacowaniu, a tym, co zostało zafakturowane na jego podstawie. Jeśli korzystasz w szczególności z Fakturowania procentowego postępu, % Complete wyciągnie swoje dane na podstawie tego, ile kosztorysu zostało zafakturowane.

jak najlepiej korzystać z raportu podsumowującego QuickBooks Jobs WIP?

patrząc na filtry raportów, możesz korzystać ze wszystkich typów statusu zadania. Problemem może być ustawienie tylko jednej z FLAG statusu. Niektóre firmy mogą chcieć widzieć więcej niż jeden status jednocześnie – zamiast uruchamiania raportu dla każdego statusu zadania.

coś takiego zdecydowanie brzmi jak poręczna sugestia ulepszenia produktu, którą możesz wysłać z sekcji pomocy QuickBooks, a następnie wysłać opinię Online i wybrać sugestię produktu; to chyba, że jest to coś już przesłane. Jeśli tak jest, jestem pewien, że programiści szukają wdrożenia i przetestowania jego integracji z całym oprogramowaniem-w tej chwili.

być może, na przykład, poprosimy o możliwość włączenia statusu zadania jako pola wyboru na karcie Wyświetlanie podczas dostosowywania tego raportu.

Czy Mogę wygenerować raport, w którym statusy zadań są wyświetlane jednocześnie?

po pewnym kopaniu odkryliśmy możliwość korzystania z raportu listy kontaktów klienta. Są rzeczy, o których należy pamiętać podczas korzystania z niego; są to:

• wymaga dostosowania i filtrowania atrybutów danych
• jest to raport oparty na liście, co oznacza, że nie są w nim prezentowane żadne dane analityczne.

pomimo tych wskaźników, możesz wyciągnąć liczby, dodając kolumny-saldo, dni zaległe. Możesz dodać więcej szczegółów informacyjnych, dodając kolumny dla statusu zadania, typu zadania, typu Klienta, daty końcowej, przewidywanej daty końcowej, Rep itp.

w zależności od tego, jak bardzo chcesz, aby taki raport był skoncentrowany, możesz usunąć wiele kolumn nieistotnych dla celów raportowania; następnie będziesz dodawać niezbędne jednocześnie, aby dotrzeć tam, gdzie chcesz.

oto przykładowy raport, po usunięciu nieistotnych kolumn i dodaniu odpowiednich kolumn do raportu. Jestem pewien, że są jeszcze inne kolumny, które możesz dodać do tego.

biorąc pod uwagę czas, jaki może zająć takie dostosowanie, możesz odpocząć w możliwości zapamiętywania raportu; ten raport można następnie wyeksportować – dzięki czemu można go przywrócić w przypadku problemów z integralnością danych.

czy sprzedawca może skorzystać z raportu podsumowującego WIP w QuickBooks?

to, co odkryliśmy w procesie fakturowania postępu, postępuje w oparciu o ilości, które nie zostaną całkowicie uwzględnione w raporcie podsumowującym WIP. Zamiast tego będziesz chciał użyć zlecenia sprzedaży do procesu fakturowania, co pomoże lepiej śledzić ilości zamówienia zwrotnego dla firm detalicznych.

jak widać, % Complete jest oparte na progresji opartej na procentach. Wydaje się, że ilość zależna od liczby jest zależna tylko od różnicy ( $ ). kolumna i Kolumna przychodów z działalności. Może to uniemożliwić prawidłową interpretację danych sprawozdawczych przed tobą.

co muszę wiedzieć o rentowności i kosztach pracy w QuickBooks Desktop?

prawidłowe tworzenie elementów jest niezbędne do prawidłowego śledzenia kosztów pracy w QuickBooks. Przedstawiony powyżej jest proces tworzenia elementu usługi w oparciu o kontekst pracy wykonywanej na rzecz Twojej firmy za pośrednictwem podwykonawców.

to samo można zrobić w przypadku części niezagospodarowanych i typów elementów zestawu zapasów. Zapewnia to dokładne śledzenie poszczególnych elementów, które musisz mieć na oku.

im więcej szczegółów podasz tutaj, tym więcej danych podasz QuickBooks reporting, aby ujawnić wgląd w to, jak radzi sobie Twoja firma.

co może zrzucić moje obliczenia dotyczące rentowności w QuickBooks?

okazjonalnym zdarzeniem może być błędny kredyt na pracę/projekt, a jednocześnie zamiar kredytowania innego. Na szczęście QuickBooks Desktop 2019-QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition lub Enterprise-ma możliwość bardziej płynnego przenoszenia kredytów między zadaniami niż poprzednie wersje, gdzie zajmuje to tylko kilka kliknięć przycisku.

mamy nagranie tej funkcji w akcji z naszego webinarium, gdzie podkreśliliśmy wiele nowych funkcji znalezionych w QuickBooks Desktop 2019.

do następnego razu

Dziękujemy za zaglądnięcie do tego ściągawki w świat śledzenia kosztów pracy za pomocą QuickBooks Desktop. Jeśli korzystasz z tej funkcji od jakiegoś czasu, świetnie! Jeśli możesz znaleźć jakieś anomalie, których nie spodziewałeś się w raportowaniu, wycenie przedmiotów, śledzeniu zadań i projektów itp. nie wahaj się skontaktować z konsultantem technologii QuickBooks po wyjęciu z pudełka.

dzięki takiemu partnerstwu będziesz mieć pewność dokładnego przeglądu swoich plików firmowych QuickBooks z zespołem ekspertów księgowych i kontrolerów finansowych do twojej dyspozycji.

jeśli będzie to twój pierwszy raz wyruszający w kosztowanie pracy z QuickBooks,to samo zajmie się tobą. Nie wahaj się rozpocząć rozmowy – niezależnie od tego, czy chodzi o remis finansowy, Czy możliwą migrację danych QuickBooks. Jesteśmy tylko telefonicznie pod numerem (888) 232-4758; możesz wysłać do nas e-mail lub zaplanować bezpłatną recenzję tutaj.