wewnętrzne słabości kontroli: „Znam kogoś, kto…”
wielu przywódców Kościoła może nie chcieć przyznać-a już na pewno nie pod ich czujnym okiem-że w ich służbie mogą być słabości lub słabości. Jako audytor zawodowy i konsultant, słyszę wiele historii, które zaczynają się od „hipotetycznie mówiąc … „lub” znam kogoś, kto… ” wiele ministerstw ma pytania na temat kontroli wewnętrznych i jak skutecznie rozwiązać lub zapobiec podatności. Gotowość do rozważenia tych kwestii jest ważnym pierwszym krokiem w usuwaniu wszelkich słabości.
niektóre kościoły działają z bezbronnością, nie zdając sobie sprawy, jakie mogą być konsekwencje. Są zaskoczeni, gdy coś pójdzie nie tak, ale prawdopodobnie powinni znać ryzyko przez cały czas. Przyjrzyjmy się niektórym specyficznym słabościom kontroli wewnętrznej, które mogą istnieć w kościele i dlaczego są problemem:
słabość: osoby mogą samodzielnie uzyskać dostęp do niezliczonych funduszy w sejfie.
ryzyko: nawet jeśli nie jest to standardowa procedura dla jednej osoby, aby uzyskać dostęp do sejfu samodzielnie, jeśli ktoś może to zrobić, istnieje problem. Rozważ wszystkie osoby z kluczami lub kombinacjami do twojego sejfu. Na przykład jeden z kościołów odkrył, że dozorca miał dodatkowy klucz do sejfu i zapasowy klucz do pokoju, w którym się znajdował.
: Podpisane czeki są zwracane osobie, która je przygotowała.
ryzyko: ta osoba może zmienić odbiorcę. Ponieważ on lub ona ma dokumentację, osoba może utworzyć kolejny czek, aby zapłacić dostawcy później.
słabość: ta sama osoba ma dostęp zarówno do systemu depozytowego, jak i dawcy.
ryzyko: osoba ta może pobierać składki i publikować fikcyjne wpisy do systemu dawców w celu uznania dawcy.
słabość: osoba z dostępem do zobowiązań i księgi głównej jest również sygnatariuszem czekowym.
ryzyko: Ta osoba mogła dokonać płatności i podpisać ją bez wiedzy innych osób.
słabość: puste czeki są podpisywane, ponieważ trudno jest znaleźć sygnatariuszy.
ryzyko: jeśli osoba z dostępem do księgi głównej ma również dostęp do podpisanych czeków in blanco, czeki mogą być pisane do każdego i na dowolną kwotę.
słabość: osoba z dostępem do księgi głównej ma dostęp do bankowości internetowej.
ryzyko: osoba fizyczna może przelać środki na inne konto bankowe lub przetworzyć i nagrać przelew bez zgody.
: Poszczególne ministerstwa mają oddzielne konta bankowe, które nie są rejestrowane w księdze głównej.
ryzyko: działalność nie jest sprawdzana ani zatwierdzana przez innych, co naraża kościół na ryzyko defraudacji, a osobę (osoby) odpowiedzialną za oskarżenie o wykroczenie.
słabość: Lista płac jest przetwarzana przez jedną osobę i nie jest weryfikowana.
ryzyko: osoba może dokonać niezatwierdzonych zmian stawek płac lub dodać pracowników” ghost ” do listy płac.
słabość: karty czasowe nie są podpisywane przez przełożonego.
ryzyko: Podane godziny i wysokość rekompensaty mogą być niedokładne, umyślnie lub przypadkowo.
słabość: w Ministerstwie brakuje odpowiednio wyszkolonego lub kompetentnego personelu.
ryzyko: pracownicy mogą popełniać błędy, co prowadzi do złej informacji lub mogą wystąpić błędy umyślne (oszustwo), ale pozostają niewykryte z powodu konsekwentnych błędów lub niechlujstwa.
ryzyko: błędy nie zostaną wykryte w odpowiednim czasie, a decyzje mogą być oparte na błędnych informacjach finansowych.
słabość: jedna firmowa karta kredytowa jest dostępna dla wielu osób, a transakcje nie są odpowiednio sprawdzane przez przełożonego (kogoś innego niż osoba na koncie).
ryzyko: ktoś może wnieść opłaty, które nie są związane z biznesem kościelnym, a określenie strony odpowiedzialnej za każdy zakup staje się trudne z wieloma użytkownikami.
ta lista ma pomóc ci zrozumieć, jak łatwo jest pominąć niektóre kluczowe niedociągnięcia w kontroli wewnętrznej. Nawet jeśli żadna z tych sytuacji nie istnieje w waszym kościele, zawsze dobrze jest o nich pamiętać, ponieważ procedury finansowe, dokumentacja i personel często zmieniają się w czasie.
poniższe kontrole nie wymagają nadzwyczajnego wysiłku, ale mogą zapewnić przynajmniej podstawową obronę dla Twojego Kościoła i osób przetwarzających pokwitowania gotówkowe, wypłaty gotówkowe i listy płac:
- zawsze więcej niż jedna osoba zajmuje się nieopłaconymi środkami.
- podaj informacje o wpłacie komuś z księgowości, a także osobie przetwarzającej informacje o darczyńcach. Sprawozdanie dotyczące systemu depozytowego i systemu darczyńców powinno być niezależnie weryfikowane, aby upewnić się, że są one zgodne.
- wysyłaj szczegółowe Oświadczenia darczyńców co najmniej raz w roku.
- używaj tych samych kontrolek dla otrzymanych czeków, co dla gotówki. Czeki powinny być stemplowane „tylko do depozytu” tak szybko, jak to jest praktyczne.
- upewnij się, że dostęp do zapasów kontrolnych, możliwość umieszczania w księdze głównej i organ podpisujący czek angażują co najmniej dwie oddzielne osoby.
- wyeliminuj lub ostrożnie kontroluj pieczątki podpisów.
- zachowuj drobne środki pieniężne do minimalnych kwot i uzgadniaj je okresowo.
- niech ktoś z dostępem do księgi głównej przegląda rozliczenie bankowe i co miesiąc anuluje czeki.
- jeśli płace są przetwarzane przez jedną osobę, upewnij się, że są sprawdzane i zatwierdzane przez drugą osobę.
- wdrożyć miesięczny proces zamykania, który szczegółowo:
- kroki, które należy wykonać, wraz z terminami
- kto powinien przygotować informacje
- kto powinien przejrzeć informacje
- zleć sporządzenie przez jedną osobę i zaakceptowanie przez drugą osobę wpisów do czasopisma lub zleć drugiej osobie wydrukowanie co miesiąc całego raportu z czasopisma, a także jego przegląd i zatwierdzenie.
powyższe pozycje są dobrym punktem wyjścia. Po wprowadzeniu tych polityk i procedur kolejnym krokiem jest upewnienie się, że są one odpowiednio udokumentowane.
twój kościół może skorzystać na tym, że osoba z zewnątrz dokona przeglądu Twoich procesów, aby ustalić, gdzie mogą istnieć słabości. Jeśli napotkasz jakiekolwiek wsparcie ze strony osób, przypomnij im, że praktyki te są stosowane jako zasada zarządzania, a także służą ochronie zaangażowanych osób. Sformułowanie tych zadań w ten sposób może zmienić perspektywę każdego na znaczenie tych spraw!
ten artykuł pojawił się po raz pierwszy na ChurchLawandTax.com.
Zapisz się na e-Wiadomości i alerty
