Mark Hammar | ianuarie 19, 2016
într-un sistem de Management al calității (SMC) există o diferență distinctă între ceea ce se înțelege printr-un proces și ceea ce se înțelege printr-o procedură, iar confuzia acestor două concepte poate deveni o problemă în timpul implementării ISO 9001. Într-un articol anterior, Urmăriți-vă Limba! Nu confundați procesele cu procedurile, a existat o discuție despre diferențele dintre un proces și o procedură, dar este adesea util să înțelegeți mai bine această discuție cu câteva exemple.
ce este un proces QMS?
din 9000:2005 este documentul care înregistrează definițiile pentru termenii specifici SMC utilizați în cadrul cerințelor ISO 9001 și, conform acestei definiții, un proces este un „set de activități interdependente sau care interacționează care transformă intrările în ieșiri.”Într-un SMC, ca în orice afacere, există multe procese; de fapt, aproape orice faci într-o organizație poate fi clasificat ca un proces. Veți avea un proces pentru a vă face contabilitatea, pentru achiziționarea de bunuri, pentru angajarea unui contractant sau pentru confirmarea unei comenzi de cumpărare de la un client.
cheia pentru un proces este că ia o intrare, efectuează unele activități folosind acea intrare și apoi creează o ieșire. Pentru exemplul contabil de mai sus, procesul dvs. contabil va lua rapoarte de cheltuieli, venituri și achiziții, apoi va crea sau modifica toate înregistrările necesare ale contului și, în final, va crea rapoarte financiare pentru revizuirea conducerii și a acționarilor. De asemenea, un proces de angajare a unui contractant va începe cu o cerere de angajare a contractantului, investigarea contractantului potrivit de a angaja, inclusiv cotații, și prezentarea contractantului selectat cu o comandă de achiziție pentru a efectua lucrarea.
deci, tot ceea ce faceți în organizația dvs. care ia o intrare, face o activitate cu acea intrare și apoi creează o ieșire este un proces; dar cum este diferit acest lucru de o procedură? Nu toate procesele trebuie să aibă o procedură – principalul decident este dacă trebuie să urmați o anumită serie de pași sau nu.
ce este o procedură QMS?
din nou, conform ISO 9000: 2005, o procedură este o „modalitate specificată de a desfășura o activitate sau un proces.”Deci, atunci când aveți un proces care trebuie să aibă loc într-un mod specific și ați specificat cum se va întâmpla, aveți o procedură. Un exemplu de procedură care ar însoți un proces de revizuire a contractului ar putea fi că ați determinat o modalitate prin care clienții vă vor oferi o comandă de achiziție, există un set definit de pași pentru a revizui, aproba și accepta acea comandă, iar apoi comanda este înregistrată și distribuită într-un anumit mod angajaților dvs.
este important să rețineți că nu orice proces trebuie să aibă o procedură. De exemplu, dacă aveți un proces pe care îl cumpărați numai de la un furnizor aprobat, dar nu aveți o modalitate definită de a adăuga un Furnizor la acea listă, atunci aveți un proces, dar nu o procedură pentru a merge cu el. De asemenea, în dezvoltarea de software nu există o modalitate corectă de a codifica, iar dezvoltatorii de software își vor scrie codul diferit, fără a urma o procedură; sau, atunci când un Mecanic instruit și certificat primește un desen și decide cum să facă o piesă prelucrată, este posibil să nu existe o modalitate corectă de a o face, astfel încât acea persoană să se bazeze pe abilitățile și cunoștințele sale pentru a decide cum să facă piesa.
trebuie documentată fiecare procedură?
a avea un proces care nu are o procedură este deosebit de vizibil în procesele în care vă bazați foarte mult pe cunoștințele și abilitățile persoanei care face treaba. Atunci când un medic efectuează o intervenție chirurgicală pe creier, nu au o procedură documentată pentru a face acest lucru, deoarece se bazează foarte mult pe experiența lor în tratarea a ceea ce găsesc pe măsură ce merg. Pot exista unele proceduri care sunt urmate pe măsură ce merg, dar nu există o procedură documentată pentru acest lucru.
discutarea necesității documentării unei proceduri este încă un pas, dar și unul important. În ISO 9001:2008 există șase proceduri documentate identificate care sunt necesare pentru un SMC, dar cu noua versiune A ISO 9001: 2015 nu există o procedură documentată mandatată. Este responsabilitatea companiei să stabilească dacă trebuie să documenteze o procedură pentru a asigura rezultate consecvente din proces și procedura asociată.
înțelegerea proceselor și procedurilor este o parte importantă a unui SMC
abordarea procesului este unul dintre cele opt principii de management al calității care stau la baza ISO 9001, iar înțelegerea a ceea ce este un proces și modul în care acestea interacționează este o parte importantă a capacității de a implementa și îmbunătăți SMC. Cunoscând procesele dvs., puteți înțelege mai bine care dintre ele trebuie să aibă un mod specificat de a crea ieșirea, ceea ce vă va anunța când trebuie să aveți o procedură pentru a merge împreună cu procesul dvs. Apoi puteți determina în continuare dacă aveți nevoie pentru a documenta această procedură sau nu pentru a asigura rezultate consistente.
înțelegeți procesele și interacțiunile dvs. și veți putea implementa mai eficient SMC-ul dvs. pentru o mai bună satisfacție și îmbunătățire a clienților. Acesta este motivul pentru care implementați un SMC în primul rând, nu-i așa?
utilizați acest curs gratuit ISO 9001 Foundations online pentru a obține mai multe cunoștințe despre standardul ISO 9001:2015.
