HR Key Performance Indicators: en fördjupad förklaring med exempel

”utan data är du bara en annan personmed en åsikt”, är förmodligen Edward Demings mest kända citat.

det är omöjligt att förbättra vid hanteringmänniskor om du inte mäter resultaten av ditt arbete. Om du inte definierarvad ’bra prestanda’ ser ut och hur du kan mäta det, hur kommer du att ta reda på om du mår bra?

så i affärer, om du inte mäter dinframsteg mot dina HR-mål, Hur vet du hur framgångsrik du är? Tomeasure framgång, du behöver resultatindikatorer.

i den här artikeln kommer vi att dyka in i nitty-gritty av HR key performance indicators. Vi kommer att diskutera vad de är, hur de används och ge en ram för att skapa dem själv!

vad är HR KPI?
lista över HR-KPI: er
skapa ett HR – KPI-styrkort: ett verkligt affärsfall
Human Resources KPI-Mall
egenskaper för bra HR-KPI: er
Ledande vs eftersläpande KPI: er

Vad är HR-KPI: er?

för att svara på denna fråga bör vi först titta pånyckelprestanda indikatorer (KPI). KPI: er är strategiska mätvärden. Det betyder inte att allt du kanmäta i HR är en KPI. Endast mätvärden som har en direkt koppling tillorganisationsstrategi kan kallas KPI.

Human Resources key performance indicators (HR KPI) är mätvärden som används för att se hur HR bidrar till resten av organisationen. Detta innebär att HR-KPI: er mäter hur framgångsrik HR är för att realisera organisationens HR-strategi.

HR-strategin följer organisationsstrategin. Med andra ord speglar HR-KPI: er organisatorisk prestanda för HR, eftersom de definieras utifrån de HR-resultat som är relevanta för att uppnå affärsmål. Dessa affärsmål formuleras ofta i Balanced Scorecard.

Låt oss använda ett exempel för att illustrera hur dettafungerar.

Dodgers är en organisation som försöker förnya sig i ett mycket konkurrenskraftigt landskap. Av denna anledning beslutade styrelsen att de kommer att sänka kostnaderna överallt, utom i produktinnovationsavdelningen. Frågan är, hur kommer detta mål att översättas till HR KPI?

hela organisationen behöver spara pengar, inklusivehr. Denna minskning kan till exempel tillämpas på rekryteringskostnader. Kostnaden är för närvarande på $500,000 och måste minskas till $400,000. I det här fallet är Rekryteringskostnaden i Dollar KPI, nuvarande poäng är $500,000 och målet för denna KPI är $400,000.

en andra persons KPI kan vara ’innovativebehavior’ som mäts årligen i den årliga engagemangsundersökningen. Dess poängpå en 10-punkts skala är för närvarande 6,2. Målet är satt till 7,5 eller högre. Uppnådetta kommer att kräva en hel del arbete!

HR KPI-mallen kan se ut som följer.

HR kan lägga till flera KPI: er för att nå ett specificbusiness-mål. Var och en av dessa KPI: er kan delas upp i mindre mål.

för att förverkliga HR-strategin är det bäst om theseKPIs anpassar sig. Men ibland strider de.

till exempel, om du måste sänka kostnaderna i ditt lärande & utvecklingsbudget, samtidigt som du försöker stimulera innovation,står du inför ett svårt val. Den strategiska utmaningen är att stimulerainnovation och samtidigt minska din träningsbudget. Detta är ett bra exempel på hur HRKPIS hjälper HR att förverkliga sina strategiska mål och bidra till målen för resten av organisationen.

lista över HR KPI: er

många artiklar som du hittar onlinekommer att lista tiotals, ibland nära hundra KPI: er. Låt dig inte luras: de flesta avdessa är enkla HR-mätvärden som inte är viktiga att spåra, eftersom de vanligtvis inte överensstämmer med organisationsstrategin.

några exempel på vad HR KPI är inte

• Genomsnittlig intervju kostnad
• genomsnittlig längd på placering
• genomsnittlig längd på tjänsten
• genomsnittlig lön
• Genomsnittligt antal utbildningstimmar per anställd
• Genomsnittligt antal semesterdagar per anställd
• genomsnittligt antal obetalda ledigheter per anställd
• genomsnittlig pensionsålder
• ersättningskostnad i procent av intäkterna
• anställdas utbildningsnöjdhet
• hr-till-fte-förhållande
• etc.

Varför är dessa inte KPI: er? Alla dessa mätningar säger något om hur effektiv HR är. Till exempel behöver vi 1hr personal per 100 anställda, eller 1,5? Detta säger ingenting om effektivitet. Ingen av dessa mätvärden kommer direkt att bidra till att nå organisationens strategi.

de nyckeltal som används i en organisation är unika.Varje organisation är annorlunda-och KPI: erna bör återspegla den unika egenskapen.

här är en lista med exempel KPI: er:

• Frånvaro: Frånvaro i organisationen beräknas vanligtvis genom att dividera antalet arbetsdagar där arbetstagaren var frånvarande med deras totala antal arbetsdagar.
• Frånvaro kostnad: den totala kostnaden för frånvaro beräknas genom att inkludera anställdas lön, kostnaden för att hantera frånvarande och ersättningskostnad. Denna KPI är särskilt relevant för Europeiska länder med starka fackföreningar och en hög grad av arbetstagarskydd.
• fördelar tillfredsställelse: tillfredsställelse med anställningsförmåner mäts vanligtvis genom en medarbetarengagemangsundersökning. Dessa kan vara mycket relevanta för att minska personalomsättningen.
• anställdas produktivitetsgrad: även om detta mått är svårt att beräkna, säger Det något om tillväxtens kapacitet när det gäller produktion av humankapital.
• Medarbetarnöjdhetsindex: Medarbetarnöjdheten mäts genom medarbetar attitydundersökningar och engagemangsundersökningar. Otillfredsställelse är en viktig orsak till personalomsättningen.
• Employee engagement index: medarbetarengagemang mäts också genom attitydundersökningar eller engagemangsundersökningar. Högt medarbetarengagemang förutsäger högre produktivitet, bättre kundservice, lägre omsättning och många andra relevanta och positiva resultat.
• Employee innovation index: Innovation mäts också genom attitydundersökningar eller engagemangsundersökningar. Innovation är allt oftare en viktig drivkraft för affärsframgång. Det är HR: s roll att möjliggöra denna innovation.
• Intern promotion rate: denna KPI mäts genom att dividera antalet seniorfunktioner som fylldes genom intern promotion med det totala antalet ledande befattningar fyllda. Interna anställningar är ofta snabbare, minskar risken för dålig hyra och stannar längre i jobbet.
• Net Promoter Score: en Net Promoter Score (NPS) är ett utmärkt sätt att mäta i vilken grad någon skulle rekommendera en tjänst eller ett företag till en annan person. För att ta reda på hur nöjda medarbetare är med HR: s tjänster kan du mäta NPS för HR. med NPS kan du också mäta i vilken grad människor rekommenderar att arbeta för organisationen. Beroende på dina strategiska mål kan NPS vara en solid HR-KPI.
• andel av arbetskraftens kostnader: Detta är ett mått som tar kostnaden för arbetskraften och delar den med den totala kostnaden som organisationen står inför. Denna KPI, även om den inte ofta används, kan användas för kostnadsminskningsändamål eller för att förbättra automatisering/robotisering i en organisation.
• hyreskvalitet: kvaliteten på hyran är andelen nyanställda som får ett bra betyg av sin chef under sin prestationsgranskning. Kvaliteten på hyra anger hur effektiv HR är att rekrytera och välja kandidater. Konsekvent upprätthålla en hög kvalitet på hyra rating gör det möjligt för organisationen att nå sina strategiska mål.
• omsättningshastighet: omsättning är ett mycket vanligt mått och också en viktig KPI, eftersom hög omsättning kan vara mycket kostsam.
• ofrivillig omsättningshastighet: inte all omsättning är frivillig. Detta är antalet arbetsgivarledda avgångar i procent av de totala avgångarna.
• frivillig omsättningshastighet: Detta är antalet anställdas ledda avgångar i procent av de totala avgångarna.
• oönskad omsättningshastighet: inte all omsättning är dålig. Det är oftast positivt när dåliga artister lämnar. Detta är antalet bra artister som lämnar i procent av alla artister.
• träningseffektivitet: träning måste vara effektiv för att nå sina mål.
• 90-dagars avslutningsfrekvens: ibland också 360-dagars avslutningsfrekvens. Detta är antalet anställningar som lämnar inom 3 månader eller ett år. En tvåsiffrig procentandel är redan mycket dålig. Det är HR: s jobb att rekrytera rätt personer. Att inte göra det kommer att ha en negativ mätbar inverkan på organisatorisk effektivitet. Detta är en nyckelrekrytering KPI.

skapa en HR KPI styrkort: en verklig Business Case

som vi skrev tidigare, inte alla KPI arerelevant. I det här avsnittet kommer vi att ge ett exempel på hur man skapar en HR KPItemplate för en rekryteringsavdelning. Detta exempel är baserat på ett riktigt företagi sjöfartssektorn.

den västra sjöfartssektorn är i svårvatten. Var för 50 år sedan byggdes de flesta fartyg hemma, idag är detär mycket billigare att bygga stora lastfartyg och tankfartyg i östra Asien.

att konkurrera med billig arbetskraft och stål från Kina visade sig vara svårt för detta USA-baserade varvsindustriföretag. En kostnadsdifferentieringsstrategi var därför inte genomförbar.

detta specifika företag beslutade att investera kraftigt i teknik och innovation, eftersom de flesta av deras nuvarande kundportfölj var intresserade av deras högteknologiska skeppsbyggnadskunskaper (mestadels mindre fartyg) till en mycket högre prispunkt.

strategiska mål händer aldrig isolerat. Detta exempelorganisation måste sänka kostnaderna samtidigt som den blir mer innovativ genom smarterhiring.

• de måste minska rekryteringskostnaden
• de vill anställa mer kvalificerade yrkesverksamma

rekryteringsstrategikartan visas i följande bild.

de blå pilarna i mallen visar det internarelationer mellan de olika målen. Direktionen beslutar om de strategiskamålen. HR-chefen fastställer HR-målen.

i nästa steg måste vi skapa en eller flerakpis för varje mål. Hur mäter du en minskning av ledtiden? Och vad sägs om dinattraktivitet som arbetsgivare?

när du har definierat KPI för varje mål måste duidentifiera din nuvarande poäng och ditt mål. Den resulterande KPI-mallen kundeser ut som följande.

KPI-mall för personalresurser

och där är det, vår färdiga Human ResourcesKPI Mall. Baserat på organisationens strategi har vi definierat ett antal KPIs som hjälper oss att nå våra strategiska HR-mål. Vi har gjort dem konkreta genom att mäta vår nuvarande poäng och genom att sätta ett mål.

att skapa HR-KPI: er som är konsekventa och som addvalue till verksamheten är en utmanande övning. Men när det görs rätt, kan HR lägga till ett enormt värde för verksamheten på ett beprövat och mycketdatastyrt sätt. Att sätta mål med hjälp av HR KPI: er ger oss ett ramverk som hjälper till att fatta bättre beslut och, mer målmedvetet, driva strategiska affärsresultat.

egenskaper för bra KPI

nu vet du skillnaden mellan mätvärden ochkpis, och du vet hur man ska komma med mänskliga resurser nyckelprestandaindikatorer. Frågan som återstår är ” vad är egenskaperna hos goodHR KPI?”

i en uppsats från 2009 beskriver Eckerson ett antal egenskaper hos ”bra” KPI: er.

• gles: du bör bara fokusera på några HR-KPI: er. De kallas viktiga resultatindikatorer av en anledning. Fokusera på de väsentliga och lämna resten ute. Den allmänna regeln kvarstår: ju färre desto bättre.
• Borrbar: du borde kunna borra i detalj. Varför uppfyller vi inte vårt rekryteringskostnadsmål? Vilka grupper är värst att rekrytera? Genom att borra ner kan du lättare förutsäga din framtida framgång och se var framsteg saknas.
• enkel: Användare måste förstå KPI. Om det inte är enkelt är det svårt att kommunicera och fokusera på.
• handlingsbar: anledningen till att HR bara fokuserar på KPI: er relaterade till HR-resultat är att de kan påverka dessa. HR ansvarar inte för intäkter eller försäljningsframgång. Fokusera bara på KPI: erna vilka resultat du kan påverka.
• ägd: i linje med tidigare punkter måste KPI: er ha en ägare. Denna ägare kommer att belönas vid framgång och kommer att hållas ansvarig om de misslyckas med att träffa målet.
• korrelerad: KPI bör relateras till önskat resultat. När vi talar om affärsmål måste HR-KPI: erna relateras till dessa affärsresultat. Du kommer inte direkt att uppnå kostnadsbesparingar genom att anställa bättre artister.
  att anställa bra artister är viktigt, men det borde inte vara ditt huvudfokus när företaget behöver sänka kostnaderna för att överleva. Kanske kan du minska rekryteringskostnaden med 30% utan att verkligen minska kvaliteten på hyran. Detta är viktigare eftersom det hjälper till att uppfylla företagets strategi.
  Griffin (2004) uppgav att det borde finnas en direkt koppling från KPI till mål, från mål till mål och från mål till Strategi.
• Aligned: justering av HR-KPI: er är något vi kort berörde tidigare. KPI: er bör inte undergräva varandra.

det finns en enklare ram som vi alla är bekanta med som sammanfattar ovanstående. Jag ville inte börja med det häreftersom enklare alternativ inte alltid är bättre.

alternativet, definierat av Hursman (2010), är den välkända SMART akronymen. Detta står för

• Smart
• mätbar
• uppnåelig
• Relevant
• tidsbunden

att känna till dessa kriterier bör hjälpa dig att öka relevanta mänskliga resurser nyckeltal Du behöver förframgång.

under mina forskarstudier gjorde jag en intervjuserie med olika HR-chefer. En av frågorna jag ställde dem var: hur ser bra prestanda för HR ut?

jag minns fortfarande Svaret från den första HRmanager jag ställde denna fråga till. Hon var chef för HR i en top-5-redovisningsorganisation i Nederländerna och hennes svar var: ”vi har inte det inom HR”.

när jag frågade henne vad hon menade, förklarade honatt hon gjorde sitt jobb och sprang allt effektivt. När jag sedan frågade hur henneprestanda som HR-chef mättes sa hon:”det är det inte”.

Detta förvånade mig. Det som förvånade mig ännu mer var att hon inte tyckte att det var konstigt alls. Utöver det var detta en redovisningsorganisation, nummerdrivna borde vara i deras DNA!

Ledande vs. eftersläpande KPI: er

en sista skillnad Jag vill dyka in i är den mellan ledande och eftersläpande KPI: er. Kaplan och Norton (2007), forskarna som kom med Balanced Scorecard, förklarar skillnaden i deras papper.

en ledande indikator avser framtida utvecklingoch orsaker. Dessa indikatorer föregår en händelse. Till exempel är produktiviteten aleading KPI för arbetskraftskostnad.

en eftersläpande indikator avser tidigare utvecklingaroch effekter. Detta återspeglar de tidigare resultaten av KPI: er. Om produktiviteten är aleading HR KPI för arbetskraftskostnad, skulle sjukdomsfrekvensen vara en eftersläpande KPI. Alternativ eftersläpande KPI skulle vara arbetskraftskostnaden per anställd.

vad skulle vara relevant ledande och laggingindicator när affärsmålet skulle vara stöd för anställdas kvalifikationer? Detta är till exempel relevant när konstant (om)kvalifikationär ett måste för att tillhandahålla kvalificerade tjänster.

i det här fallet kan den ledande indikatorn varagenomsnittligt antal utbildningstimmar per anställd. Den eftersläpande indikatorn kan varaandelen anställda som slutförde kvalifikationen.

som du kan se i dessa exempel är de ledande indikatorerna ofta mindre exakta men ger intressant inblick i den pågående prestandan hos en KPI. Fördröjningsindikatorn är mer exakt, men baraefter det faktum.

inklusive dessa olika typer av KPI: er hjälper till att skapa ett styrkort som både kan förutsäga framtiden och spåra historiskframgång.

för att lära dig (mycket) mer om hur du skapar KPI: er som stämmer överens med organisationen, kolla in vår Strategic HR Metrics online-kurs. I den här kursen utforskar vi hela djupet av HR-mätvärden och ger många exempel. Kursen lärs ut av tre utövare, ren Jacobi Klep som var HR-chef på Philips och undervisar HRM, David Creelman, utan tvekan en av de mest erfarna experterna på detta område, och Mark Lawrence, People analytics leader på GlaxoSmithKline. Lyckligt lärande!