förlorar ditt företag pengar och produktivitet till en ineffektiv och föråldrad fakturagodkännandeprocess? Du kan bli förvånad över att få veta att även i en tid av tekniska framsteg som arbetsflödesautomation, artificiell intelligens och dataanalys fortsätter många företag att förlita sig på manuell fakturagodkännande som en del av deras standard procure-to-pay (P2P) – process. Och som ett resultat förlorar de pengar för att bearbeta ineffektivitet, bortkastad tid och missade möjligheter till värdehöjande rabatter för tidig betalning.
effektivisering och optimering av fakturahantering kan ha betydande fördelar för dina upphandlings-och leverantörsskulder, såväl som ditt företags hälsa, lönsamhet och konkurrenskraft. Att ta sig tid att undersöka och genomföra några användarvänliga förändringar kan hjälpa dig att sluta förlora värde till suboptimal fakturabehandling och se till att du får ut det mesta för dina pengar när det är dags att betala räkningarna.
Varför behöver du en formaliserad Fakturagodkännandeprocess
i en perfekt värld är fakturagodkännandeprocessen ganska enkel och okomplicerad: köparen får en faktura från leverantören, verifierar att den är korrekt och sedan dirigerar den till lämplig intressent för godkännande. När det är godkänt utfärdar leverantörsskulder (AP) betalning och uppdaterar företagets finansiella poster i enlighet därmed.
i praktiken kräver dock potentialen för avbrott i godkännandekedjan, mänskliga fel, fakturabedrägerier och andra problem skapandet av en formaliserad fakturagodkännandeprocess. Arbetsflöden för fakturagodkännande varierar från företag till företag, men generellt sett kommer ett fullt utvecklat arbetsflöde för fakturagodkännande att se ut så här:
- Fakturafångst
när en faktura tas emot från en leverantör, all information som är relevant för transaktionen (inklusive original inköpsordernummer (PO-nummer) fakturanummer, fakturabelopp, kvantitet och kvalitet på beställda varor, villkor etc.) bör överföras till mottagarens inköpssystem.
- Fakturavalidering / PO-matchning
när fakturan har tagits kategoriseras och länkas fakturan till andra dokument relaterade till transaktionen, inklusive originalpo, fraktdokument, inköpskvitton och korrespondens med säljaren om eventuella ändringar i beställningen. Detta kallas vanligtvis ”trevägsmatchning”, men kan innehålla dokument utöver trioen PO, faktura och fraktmanifest.
- undantag och korrigeringar
om en faktura har ofullständig eller felaktig information dirigeras den till anställda som spårar rätt eller saknad information och sedan verifieras och matchas igen. Fakturor som inte kan spåras tillförlitligt till en befintlig transaktion kan utlösa en bedrägeriutredning.
- Faktura godkännande Routing
efter verifiering och Matchning är klar, är fakturan dirigeras till rätt godkännare(s), baserat på kriterier som fastställts av företagets affärsprocesser. Till exempel kan en faktura behöva godkännas av både chefen för den avdelning som lägger ordern och en högre chef om beloppet ligger utanför specifika utgiftsgränser eller är relaterat till en specifik projektbudget.
- betalningshantering
godkända fakturor vidarebefordras till avdelningen för leverantörsskulder för behandling och betalning. Bearbetade fakturor stängs och bokföringen uppdateras.
med en formell fakturahanteringsprocess på plats är det mycket lättare att minimera potentiella fel och störningar. Men även den smidigaste manuella processen är benägen att förebygga problem som kan lösas genom fakturaautomatisering.
”utöver att utveckla en formell fakturagodkännandeprocess är det bästa valet du kan göra för att förbättra ditt företags effektivitet, noggrannhet och besparingar från fakturabehandling att automatisera.”
problem som skapas av manuella Fakturagodkännandeprocesser
Manuell fakturabehandling och godkännandearbetsflöden som följer affärsregler kan säkert ge tillräcklig (om inte optimal) prestanda för småföretag med minimala försörjningskedjor. Men större företag och de som bedriver strategisk tillväxt kommer snart att upptäcka att en växande försörjningskedja medför ökad efterfrågan på personaltid, talang och resurser—och manuella processer kan helt enkelt inte möta den efterfrågan på ett effektivt och effektivt sätt.
några av de vanligaste problemen som kan plåga Manuell fakturabehandling inkluderar:
- Dålig Utgiftstransparens och ökad Risk. Manuella processer gör det frestande för skadliga parter att skicka in en falsk faktura för betalning och öka risken för att sådana fakturor betalas och inte upptäcks förrän det är för sent. Dessutom kan manuella arbetsflöden tillåta order att” glida genom sprickorna ” som maverick spenderar, särskilt om användare kringgår godkänd inköpspolicy för att köpa varor och ta emot fakturor och andra dokument utan leverantörsskulder i slingan. Detta kan leda till ofullständiga och felaktiga utgiftsdata, vilket i sin tur kan ha en förödande inverkan på finansiell rapportering, revisionsspår, kassaflöde och strategiskt beslutsfattande.
- förlorade fakturor. En av utmaningarna som skapas av pappersbaserad dokumenthantering är hur ofta fakturor kan gå förlorade eller förstöras. Att spåra felfilerade fakturor i ett stort pappershav är tidskrävande och kan skada leverantörsrelationer med onödiga förseningar.
- mänskligt fel. När fingrarna möter tangentbord, risken för fel och förbiseenden multipliceras. Manuell datainmatning kan leda till felaktiga eller ofullständiga betalningar och göra det mycket svårare att verifiera fakturor.
- dubbla betalningar. Ett annat symptom på manuell fakturabehandling, dubbla betalningar kan göras av ett antal skäl, inklusive förseningar från ineffektiv datainmatning och godkännandearbetsflöden eller routningsfel som leder till att samma betalning behandlas två gånger. Utan automatisk verifiering är det alltför enkelt—och dyrt—att betala mer än en gång för de varor och tjänster du behöver.
- Arbetsflödesfördröjningar För Godkännande. Manuella arbetsflöden saktar ner varje process. Och om det inte finns något system på plats för att ge backup och påminnelser för godkännare som är ute på kontoret eller helt enkelt för översvämmade för att ägna stor uppmärksamhet åt sin inkorg, kan fakturagodkännanden försenas, vilket leder till sena betalningar, förlust av potentiella rabatter för tidig betalning och goodwill med leverantörer.
- Hög Personal Overhead. Fakturaarbetsflöden baserade på penna, papper och människor är långsamma, arbetsintensiva och dyra. Överdrivna arbetskraftskostnader kan driva den genomsnittliga kostnaden för att bearbeta en enda faktura i stratosfären.
förvandla din Fakturagodkännandeprocess med automatisering
utöver att utveckla en formell fakturagodkännandeprocess är det bästa valet du kan göra för att förbättra ditt företags effektivitet, noggrannhet och besparingar från fakturabehandling att automatisera. Faktura godkännande programvara, eller AP automation programvara, som en del av en övergripande Procure-to-Pay programvara, som PLANERGY, kan uppnå detta mål. En 2018—rapport från forskningsföretaget Levvel (tidigare Paystream Advisors) fann att de tre bästa fakturabehandlingsproblemen för företagsorganisationer var missade rabatter (44%), sena betalningar (39%) och dubbla betalningar (29%) – tre potentiella problem som lätt kan hanteras genom automatiseringens kraft.
men det slutar inte där. Molnbaserad ap-automatiseringsprogramvara-inklusive fakturahantering-ger dina upphandlings-och AP-Team flera omedelbara och kraftfulla förbättringar, inklusive:
- Optimal ansvarighet; automatiserade arbetsflöden spårar varje transaktion i realtid, så att du alltid vet var din faktura finns i godkännandekedjan. Du kan ställa in arbetsflöden med oförutsedda händelser och påminnelser för att minimera vägspärrar och mobil åtkomst för snabbaste möjliga godkännanden.
- Total spendera synlighet.
- exakta och effektiva fakturacykler med automatisk 3-vägs matchning.
- enkel integration med befintliga system för redovisning och enterprise resource planning (ERP) för att ansluta alla intressenter över affärsenheter och avdelningar.
- högre produktivitet tack vare Handsfree automatiserade arbetsflöden som frigör personal från lågt värde, tidskrävande slit så att de kan fokusera på mer strategiska uppgifter.
- massiva kostnads-och tidsbesparingar genom processoptimering och eliminering av pappersbaserad dokumenthantering.
- minskning eller eliminering av mänskliga fel och fakturabedrägerier.
- snabbare, mer exakt finansiell rapportering, prognoser och revisionsspår.
- mer tidiga betalningsrabatter och få eller inga sena betalningsavgifter.
automatisera och optimera dina Fakturaarbetsflöden med programvara för Fakturagodkännande
att få maximalt värde från dina arbetsflöden för fakturagodkännande kan vara utmanande, men det behöver inte dominera ditt schema eller stressa din personal med onödig komplexitet. Med en välutvecklad fakturagodkännandeprocess och rätt ap-automatiseringslösning kan du minska risken i din fakturahantering, förbättra din produktivitet och effektivitet och njuta av betydande besparingar från minskat avfall, lägre arbetskraftskostnader och mindre resursförbrukning.
ta bort stressen från Fakturagodkännanden och förbättra alla dina arbetsflöden med PLANERGY
ta reda på hur
