svagheter i intern kontroll: ”Jag känner någon som…”
många kyrkoledare kanske inte vill erkänna — och absolut inte under deras vakande ögon-att det kan finnas svagheter eller sårbarheter i deras ministerier. Som karriärrevisor och konsult hör jag många historier som börjar med ”hypotetiskt sett…” eller ”jag känner någon som…” många ministerier har frågor om interna kontroller och hur man effektivt kan hantera eller förebygga sårbarheter. Att vara villig att överväga dessa frågor är ett viktigt första steg för att ta itu med eventuella svagheter.
vissa kyrkor arbetar med en sårbarhet utan att inse vad konsekvenserna kan bli. De är förvånade när något går fel, men de borde förmodligen ha vetat risken hela tiden. Låt oss ta en titt på några av de specifika svagheter inom intern kontroll som kan finnas i en kyrka och varför de är ett problem:
svaghet: individer kan själva få tillgång till oräknade medel i kassaskåpet.
Risk: även om det inte är standardförfarande för en person att komma åt kassaskåpet själva, om någon kan göra det, finns ett problem. Tänk på alla människor med nycklar eller kombinationer till ditt kassaskåp. Till exempel upptäckte en kyrka att vaktmästaren hade en extra nyckel till kassaskåpet och reservnyckeln till rummet det var i.
svaghet: Signerade kontroller ges tillbaka till den person som förberett dem.
Risk: den personen kan ändra betalningsmottagaren. Eftersom han eller hon har dokumentationen kan individen skapa en annan check för att betala säljaren senare.
svaghet: samma person har tillgång till både deponerings-och Givarsystem.
Risk: den personen kan ta bidrag och lägga upp en fiktiv post till givarsystemet för att kreditera givaren.
svaghet: en person med tillgång till leverantörsskulder och huvudboken är också en checksignerare.
Risk: Den här personen kan göra en betalning och underteckna den utan att någon annan vet.
svaghet: tomma kontroller är signerade eftersom det är svårt att hitta signerare.
Risk: om en person med tillgång till huvudboken också har tillgång till de signerade tomma kontrollerna kan kontrollerna skrivas till vem som helst och för vilket belopp som helst.
svaghet: en person med tillgång till huvudboken har tillgång till Internetbank.
Risk: individen kan överföra pengar till ett annat bankkonto eller bearbeta och registrera en banköverföring utan godkännande.
svaghet: Enskilda ministerier har separata bankkonton som inte registreras i huvudboken.
Risk: aktiviteten granskas inte eller godkänns av andra, vilket gör att kyrkan riskerar förskingring och den eller de ansvariga personerna riskerar att anklagas för fel.
svaghet: löne behandlas av en individ, och det är inte granskas.
Risk: individen kan göra icke godkända löneförändringar eller lägga till” ghost ” – anställda i lönelistan.
svaghet: tidkort är inte signerade av en handledare.
Risk: De rapporterade timmarna, och ersättningen ges, kan vara felaktiga, vare sig avsiktligt eller oavsiktligt.
svaghet: ministeriet saknar tillräckligt utbildad eller kunnig personal.
Risk: anställda kan göra misstag, vilket leder till dålig information, eller avsiktliga fel (bedrägeri) kan uppstå men går oupptäckt på grund av konsekventa misstag eller slarv.
svaghet: finansiell information och avstämningar utarbetas månader efter det faktum.
Risk: fel kommer inte att upptäckas i tid, och beslut kan baseras på felaktig finansiell information.
svaghet: ett enda företagskreditkort är tillgängligt för flera personer att använda, och transaktionerna granskas inte på lämpligt sätt av en handledare (någon annan än personen på kontot).
Risk: någon kan göra avgifter som inte är relaterade till kyrkans verksamhet, och det blir svårt att bestämma den ansvariga parten för alla köp med flera användare.
denna lista tillhandahålls för att hjälpa dig att förstå hur lätt det är att förbise några viktiga svagheter i interna kontroller. Även om ingen av dessa situationer finns i din kyrka är det alltid bra att ha dem i åtanke eftersom ekonomiska förfaranden, register och personal ofta förändras över tiden.
följande kontroller kräver inte extra ansträngning, men de kan ge åtminstone ett baslinjeförsvar för din kyrka och individerna som behandlar kontantinkomster, kontantutbetalningar och löner:
- ha alltid mer än en person hantera oräknade medel.
- ge insättningsinformation till någon i redovisning samt den person som behandlar givarinformation. Deponerings-och givarsystemrapporten bör verifieras oberoende för att säkerställa att de är överens.
- skicka detaljerade givarutlåtanden minst årligen.
- Använd samma kontroller för mottagna kontroller som du gör för kontanter. Kontroller bör stämplas ”endast för insättning” så snart i processen som är praktiskt.
- förena givarsystemet med huvudboken minst årligen.
- se till att åtkomst till checkbeståndet, möjligheten att posta i huvudboken och kontrollsigneringsmyndigheten involverar minst två separata individer.
- eliminera eller noggrant kontrollera signaturstämplar.
- Håll småpengar till minimala belopp och förena det regelbundet.
- låt någon med tillgång till huvudboken granska bankavstämningen och annullerade checkar varje månad.
- om lönen behandlas av en person, se till att den granskas och godkänns av en andra person.
- implementera en månatlig stängningsprocess som beskriver:
- de steg som måste utföras, tillsammans med förfallodatum
- vem ska förbereda informationen
- vem ska granska informationen
- har journalanteckningar som utarbetats av en person och godkänts av en andra person, eller har en andra person skriva ut en hel journal rapport varje månad och granska och godkänna det.
objekten ovan är en bra utgångspunkt. När dessa policyer och förfaranden är på plats är nästa steg att se till att de dokumenteras tillräckligt.
din kyrka kan dra nytta av att en utomstående person granskar dina processer för att avgöra var svagheter kan finnas. Om du stöter på någon push-back från individer, påminna dem om att dessa metoder är på plats som en förvaltarskapsprincip samt tjänar till att skydda de inblandade individerna. Att utforma dessa uppgifter på det sättet kan förändra allas perspektiv på vikten av dessa frågor!
den här artikeln publicerades först på ChurchLawandTax.com.
registrera dig för e-nyheter och varningar
