QuickBooks Desktop Job Costing: nybörjarens Cheat Sheet

QuickBooks Desktop Job Costing: nybörjarens Cheat Sheet

om du vill ha en version av QuickBooks för servicepersonal bör det inte vara svårt att få en eftersom QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition och QuickBooks Enterprise (alla prenumerationsnivåer) inkluderar den här funktionen. Börja gräva och gräva i varför, hur och när QuickBooks jobb kostar.

gäller jobbkostnaden för mitt företag när jag inte är entreprenör?

vikten av att spåra jobbkostnader är segmentering av jobb, uppgifter eller projekt under ett moderföretag. För byggföretag innebär det vanligtvis att ha en person (på högsta nivå i din kundlista) eller ett företags projekt som förälder. Undertill kommer du att ha en mängd olika objekt som du kan märka som du vill.

om du är en detaljhandel, kan du fortfarande använda jobb kostar i QuickBooks Desktop för att spåra dina många platser; spåra deras individuella lönsamhet, produktivitet i ordning uppfyllelse, och så vidare. Om du läser vidare kommer du att se hur QuickBooks flexibilitet gynnar återförsäljare – tegel och murbruk eller e-handelstyper.

Hur fungerar Jobbkostnadsarbete i QuickBooks?

det skisserade avsnittet i denna QuickBooks-exempelföretagsfil indikerar att Regina French Homes är företaget eller kunden som provföretaget genomför en majoritet av sin korrespondens med.

Regina French Homes har projekt (från utseendet på det) som det vill att företaget ska göra – baserat på gatunamnet där det tillhandahåller produkter eller tjänster, eller båda.

i detta omedelbara exempel tilldelades företaget just Spring Street-jobbet-per den tilldelade flaggan bredvid Jobbstatus.

vi klickar på enheten ”Wrong Way Rd”, eftersom det inte fanns transaktioner för ”Spring Street”. Vi ser transaktioner den här gången.

zooma in i den markerade fakturan, du ser hur provföretaget relaterar till underenheterna tydligare. Flaggan för” automatiska poolsystem ” i klassen rullgardins indikerar denna transaktion är för en ett köp av en av företagets automatiska poolsystem.

det handlar om artikelköp: två lagerdelsköp – Ultimate 3000 pool-systemet och ett skogsgrönt Poolskydd; och ett serviceobjekt: installationsarbete. Tjänsteobjektet förmedlas i fakturan via sin webbplats och Bin rader är obefolkade – eftersom det inte drar någon kvantitet.

för det andra, den fraktionerade kvantiteten som kommuniceras i sin Kvantitetsrad förmedlar två och en halv timmes tid spenderades för installationen av poolsystemet och dess medföljande poolskydd.

vad du kan hitta till hjälp är hur de två kolumnerna-basränta och pris vardera – visar en differentiering. För att dubbelkolla hur detta kan spela ut i rapporteringsdata kör du vanligtvis en rapport om uppskattningar jämfört med aktualer.

du kan komma dit genom att klicka på hyperlänken ”uppskattningar vs aktualer”. Baserat på vad som finns på skärmen, hittills, det verkar inte rapporten kommer att ge väsentlig information. Låt oss se vad resultaten är från att köra den rapporten:

att uppmärksamma kolumnerna i hela rapporten pekar på sannolikheten för att inga uppskattade data har angetts för det här jobbet eller kunden.

varför fanns det inte uppskattade data? Filtrering av transaktionerna till uppskattningar och datumintervallet till alla avslöjar att det här jobbet inte fick ett bud eller citat från början av den här processen. Vad sägs om den specifika fakturan vi använde som exempel?

gå till fliken formatering på fakturan och klicka på för att anpassa datalayout, du kommer in i anpassningsprocessen för fakturaformulärmallen; detta gäller för alla formulär som har fliken formatering tillgänglig.

inom, Kommer till avsnittet kolumner, märker du att bashastigheten är aktiverad för bara skärm, inte utskrift. Detta illustrerar tydligt att detta endast är för företagets ögon, vilket är en bra start för att spåra vad du normalt bedömer för produkter och tjänster du tillhandahåller jämfört med vad du gick med på att bedöma för dina kunders räkning. Vad händer om du vill få mer information från löpande rapporter?

i denna lönsamhetsdetaljrapport baseras de levererade siffrorna på den kostnad som anges för de poster som ingår i fakturorna för det här jobbet och pit mot de priser som används i samma fakturor, inte de priser som anges under artikelskapandet i artikellistan.

ur denna synvinkel kan du fortfarande inte få den detalj du behöver för uppskattningar vs aktualer – vilket innebär användning av Uppskattningsformuläret i QuickBooks. Uppskattningar har möjlighet att spåra ändringar däri, sedan deras första skapande – oavsett om du tittar på uppdatering av kvantiteter eller prissättning.

letar du efter en bild av vad en estimates vs actuals-rapport avslöjar, öppnade vi upp entreprenörens exempelföretagsfil. Vi behövde se till att uppskattningar inkluderades innan vi körde Estimates vs Actuals-rapporten.

gå in i kundcentret och klicka på fliken Transaktioner visa det finns nödvändiga uppskattningar transaktionstyper. På grund av detta bör du se data inom Estimates vs Actuals-rapporten.

Detta är en sammanfattande rapport kategoriserad av alla jobb. Från detta får du en fågelperspektiv av vad dina kostnader skulle bli vs. vad de faktiskt är; och detsamma förmedlas för intäktsspårning. Den sista kolumnen-Diff anger om du stod att förlora eller vinna från varje jobb.

här är en artikel för artikelfördelning av beräknad kostnad jämfört med faktisk kostnad; de beräknade intäkterna jämfört med faktiska intäkter; och se om du stod för att vinna eller förlora från varje artikel.

detta visar en raddetalj för en specifik kund som du måste välja innan du kör Estimates vs Actuals Detail report.

denna post Lönsamhetsrapport visar en post-för-post uppdelning av lönsamheten, och den totala posten lönsamhet – när du rullar hela vägen till botten.

i slutet av dagen är det bara några av de rapporter Du kan köra för att spåra hur jobb eller projekt spelar en roll i ditt företags ekonomiska kondition. Även om vi använde specifika företagsfiler för att illustrera principer och begrepp som diskuterats, kan du använda denna typ av spårning och rapportering för andra branscher.

jag minns att jag stöter på användningsfall som involverar dotterbolag och platser under ett moderbolag för detaljhandel. Du kan spåra lönsamhet, produktivitet och framsteg för varje dotterbolag – med samma processer som anges ovan.

du kan ge personliga uppskattningar eller offerter till varje dotterbolag och sedan fakturera dem till de priser som slutligen överenskommits av respektive dotterbolag. Du kan sedan stapla varje dotterbolag; och se vilken som har varit mer lönsam, eller hade mer försäljningsvolym än de andra, etc.

Hur spårar jag jobb som kostar bättre i QuickBooks Desktop?

för att maximera din jobbkostnadsanalys kan du utforska ett område med kunddata som inte ofta utforskas – oavsett om det är under den första kundinställningen eller efter kundskapandet – fliken jobbinformation för kund eller jobb. Här, du ger attribut som omger varje jobb:

• arbetsbeskrivning: beskriver mer detaljerat karaktären på jobbet som utförs på uppdrag av en kund eller en plats.
• Jobbtyp: vilken typ av jobb körs för den här klienten eller platsen. I den här exempelfilen har den bara möjlighet till anpassad design.Du har potential att vara mer detaljerad genom att lägga till fler typer för att ange vad som kan ha varit mer lönsamt eller var ditt team kan ha varit mer produktivt under specifika tidsperioder.
• Jobbstatus: du har sex tillgängliga status för att flagga varje projekt eller jobb. Vad du väljer beror sannolikt på hur ditt företag definierar betydelsen för varje status. Nedan är dock typiska användningsfall för varje alternativ.
  • väntar på förhandlingsfas
  • tilldelas för att ha fått möjlighet att arbeta på jobbet
  • tilldelas inte för att förlora budet att göra arbete för det jobbet eller klienten
  • pågår indikerar att tilldelas jobbet och arbetas på
  • stängd indikerar att jobbet är slutfört
  • ingen indikerar att det inte har påbörjat budgivningsprocessen.
• startdatum: dagen du börjar ditt arbete med projektet.
• projicerat Slutdatum: när din organisation tror att det kommer att ha projektet slutfört.
• Slutdatum: när projektet faktiskt slutade.

genom att fylla i dessa fält; och utnyttja uppskattningar kan du få en bättre bild av inte bara Dollar och cent, men övergripande produktivitet – med avseende på en given Projektledning.

när du använder progress fakturering, kan du spåra mer exakt spåra livet för ett visst jobb, projekt eller order (i samband med butiker); och se data avslöjas genom Progress fakturor vs. uppskattningar. För butiker kan du ställa in progressionen baserat på kvantiteter du kan uppfylla – sedan fakturera för Kundens räkning.

Vad är rullgardinsmenyn Jobbstatus i QuickBooks bra för?

när du använder rullgardinsmenyn Jobbstatus för din kund, särskilt när du utnyttjar pågående och stängda rullgardinsalternativ, kan du använda Jobs WIP-sammanfattningsrapporten i QuickBooks Desktop.

detta är baserat på jämförelsen mellan vad som finns i uppskattningen och vad det har fakturerats mot det. Om du särskilt använder den procentbaserade progress-faktureringen kommer % Complete att dra sina siffror från hur mycket av uppskattningen som har fakturerats.

Hur använder jag bäst QuickBooks Jobs WIP Summary Report?

om du tittar på rapportfilter kan du använda alla Jobbstatustyper. Problemen här kan vara inställningen till endast en av statusflaggorna. Vissa företag kanske vill kunna se mer än en status samtidigt – istället för att behöva köra en rapport för varje jobbstatus.

något som detta låter definitivt som ett praktiskt produktförbättringsförslag som du kan skicka från hjälpavsnittet i QuickBooks, sedan Skicka Feedback Online och välja produktförslag; det är om det inte är något som redan lämnats in. Om så är fallet är jag säker på att utvecklare tittar på att implementera och testa dess integration i den övergripande programvaran – som vi talar.

vi kanske till exempel begär möjligheten att inkludera Jobbstatus som en kryssruta på fliken Display när du anpassar den här rapporten.

kan jag skapa en rapport där Jobbstatus listas samtidigt?

efter lite grävning upptäckte vi möjligheten att använda Kundkontaktlistrapporten. Det finns saker du vill tänka på när du använder det; dessa är:

• det kräver anpassning och filtrering av dataattribut
• det är en listbaserad rapport, vilket innebär att inga analytiska data presenteras där.

trots dessa pekare kan du dra siffror genom att lägga till kolumner – balans, dagar försenade. Du kan lägga till mer information genom att lägga till kolumner för Jobbstatus, Jobbtyp, kundtyp, Slutdatum, projicerat Slutdatum, Rep, etc.

beroende på hur fokuserad du vill att en sådan rapport ska vara, kan du hitta dig själv att ta bort en mängd kolumner som inte är väsentliga för dina rapporteringsmål; du kommer då att lägga till viktiga samtidigt för att komma dit du behöver vara.

här är en exempelrapport, efter att ha tagit bort irrelevanta kolumner och lagt till relevanta kolumner i rapporten. Jag är säker på att det finns några andra kolumner som kommer att tänka på att du kanske vill lägga till det här också.

med tanke på hur lång tid en sådan anpassning kan ta kan du vila lätt i förmågan att memorera rapporten; denna rapport kan sedan exporteras – så att du kan återställa den om du stöter på dataintegritetsproblem.

kan en återförsäljare använda WIP-sammanfattningsrapporten i QuickBooks?

vad vi upptäckte i Progress-faktureringsprocessen fortskrider baserat på kvantiteter kommer inte att ingå i WIP-sammanfattningsrapporten helt. Istället vill du använda försäljningsordern till faktureringsprocessen, vilket hjälper till att bättre spåra kvantiteter på bakorder för detaljhandelsföretag.

som du kan se är % Complete till synes baserat på den procentbaserade progressionen. Det verkar binda räknebaserade kvantiteter endast i ( $ ) Diff. kolumn och Act intäkter kolumn. Detta kan kasta bort korrekt tolkning av rapporteringsdata framför dig.

Vad behöver jag veta om lönsamhet och jobbkostnad i QuickBooks Desktop?

korrekt skapande av objekt är viktigt för korrekt spårning av jobbkostnader i QuickBooks. Avbildad ovan är processen att skapa ett serviceobjekt baserat på sammanhanget för arbete som utförs på uppdrag av ditt företag via underleverantörer.

detsamma kan göras för objekttyper som inte är lagerdelar och lagermontering. Detta säkerställer korrekt spårning av vissa objekt som du behöver för att hålla koll på.

ju mer detaljer du ger här, desto större mängder data ger du QuickBooks-rapportering för att avslöja insikter om hur ditt företag gör.

vad kan kasta bort mina beräkningar för lönsamhet i QuickBooks?

en tillfällig händelse kan vara felplacering av en kredit till ett jobb/projekt, samtidigt som man avser att kreditera en annan. Tack och lov, QuickBooks Desktop 2019 – QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition eller Enterprise-har förmågan att överföra krediter bland jobb smidigare än tidigare versioner, där det bara tar ett par knappklick.

vi har en inspelning av den här funktionen i aktion från vårt webinar där vi lyfte fram de många nya funktionerna som finns i QuickBooks Desktop 2019.

tills nästa gång

Tack för att du tittar på detta fuskblad i världen för att spåra dina jobbkostnader, med hjälp av QuickBooks Desktop. Om du har använt den här funktionen under en tid, bra! Om du eventuellt hittar några avvikelser som du inte förväntade dig vid rapportering, artikelvärdering, jobb-och projektspårning etc. tveka inte att nå ut till din Out Of the Box-teknik QuickBooks-konsult.

bemyndigad genom ett sådant partnerskap kommer du att vara säker på en grundlig granskning av din QuickBooks-företagsfil med ett team av Out Of the Box-teknikbokföringsexperter och ekonomichefer till ditt förfogande.

om detta kommer att vara din första gången bege sig in jobb kostar med QuickBooks, samma kommer att ta hand om dig också. Tveka inte att starta konversationen – oavsett om det är för en ekonomisk slips eller en eventuell QuickBooks datamigrering. Vi är bara ett telefonsamtal bort på (888) 232-4758; du kan maila oss, eller schemalägga din gratis recension, här.