upphandling 101inköpsorder vs kontrakt

om du någonsin vill vända ett mynt om ett visst ämne, överväg bara att köpa från ett kontrakt jämfört med att utfärda en inköpsorder (PO). Vänta, sluta! Lägg ner kvartalet långsamt och lägg det till din topplinjetillväxt, där den hör hemma. Denna känsla av obeslutsamhet du har, även om det är motiverat, hjälper inte din organisation att skaffa sig självförtroende. Goda nyheter – men-denna känsla är helt undvikbar.

för att motivera din obeslutsamhet om att beställa från ett kontrakt kontra en PO, kom ihåg att de vid första anblicken verkar vara förvirrade om deras identiteter. Tänk på dessa exempel. När accepteras av en leverantör varje PO blir ett kontrakt, men inte varje kontrakt är en PO. Några (men inte alla!) människor ser POs som ett slags engångsavtal. Inköpsorder kan korshänvisa villkoren i ett förhandlat kontrakt. Det är en vanlig missuppfattning att detaljnivån i en PO är mindre än för ett kontrakt.

alla licensierade läkare skulle diagnostisera detta som en variation av dissociativ identitetsstörning, upphandlingsavdelning. Det är Tradogram avsikt att sätta ’bota’ tillbaka i upphandling, så här är toppen 6 faktorer att tänka på när man undviker en identitetskris för kontrakt och inköpsorder.

1. 1. varaktighet: POs används vanligtvis på kort sikt (vanligtvis mindre än ett år) på engångsbasis, medan kontrakt används för upphandling av artiklar under en längre tid (vanligtvis mer än ett år) och kan innehålla förnyelsealternativ.
   2. laglighet: ett kontrakt är ett juridiskt dokument och ett PO är ett kommersiellt dokument. För att utarbeta är en PO ett erbjudande från köparen till leverantören. Om det accepteras av leverantören (inom en rimlig tidsram) blir PO ett kontrakt. Logiskt sett kommer denna PO att ha nollvärde om den inte accepteras av leverantören. Det är värt att nämna att POs kan skapas baserat på kontrakt – dessa kallas också Släpporder.
   3. villkor: som nämnts finns det en missuppfattning om detaljnivån i kontrakt och inköpsorder. Specifika förhandlade villkor beskrivs i båda, men ett kontrakt bör användas när dessa Ts och Cs måste innehålla omfattningen av arbetet, leveranser, prestandastandarder, förändringshanteringsplaner etc.

”ett kontrakt används när det finns en komplex uppsättning villkor som är förknippade med förvärvet som går över standardpubliken villkor i samband med PO: s. detta betyder inte en PO bör inte användas, Jag föreslår att det bör eftersom värdet av PO är att boka ett åtagande i det finansiella systemet, möjliggöra en specifik post av utgifterna till leverantören och underlätta matchningsprocessen för betalning”. Joseph R. Postiglione Sr. (CMRP)

1. risknivå: som riktlinje, när risknivån är högre, är det klokare att använda ett kontrakt. Betydande risk kan indikera möjligheten till betydande belöning, så ett juridiskt dokument är ett slags säkerhetsnät. Kontrakt kan minska riskexponeringen, identifiera ansvar och definiera prestandastandarder mer direkt än villkoren för en POs. Eftersom kvantiteter och leveranstid inte definieras i ett kontrakt rekommenderas det dock att en eller flera POs utfärdas med hänvisning till kontraktet för att begå betalningsmedel för de kontrakterade varorna/tjänsterna. Minska risken där det är möjligt.
2. Typ: Det finns tre typer av kontrakt – Ett fast Priskontrakt, ett Kostnadsåterbetalningsavtal (även känt som ett kostnad-Plus-kontrakt) och en tid & Materialavtal. På samma sätt finns det olika typer av POs – du kan utfärda en standard PO eller en filtorder med flera leveransdatum under en tidsperiod. Det är viktigt att veta dina exakta inköpsmål i förväg.
3. klassificering av artiklar: inköpsorder används ofta för att köpa varor, medan kontrakt används oftare för att köpa tjänster. Även om många företag inte följer detta protokoll, är det större meddelandet här överväga vad du köper och fortsätt därefter. Det kanske inte är mycket meningsfullt att utarbeta ett kontrakt för den engångsordningen av ögonbindel för hela upphandlingsavdelningen när de går för att vända myntet.

om dessa tips inte ger två separata ”identiteter” för kontrakt och inköpsorder, förtvivla inte – det är inte alltid lätt att upptäcka subtiliteter av karaktär. För att göra denna situation smärtfri, försök att inte se myntflipen som ett val mellan ett kontrakt och en PO, utan snarare ett beslut mellan två tillvägagångssätt – en PO som blir ett engångsavtal eller ett kontrakt som anger parametrarna för en långsiktig (betydligt mer komplex) relation med leverantörer.

fortfarande förvirrad? Vi är glada att chatta med dig! För att få fler tips om hantering av kontrakt och POs, kontakta oss och fråga oss hur Tradogram kan hjälpa till.

e-postlista

prenumerera För att få nytt innehåll levererat direkt till din inkorg.