QuickBooks Desktop Jobb Koster: Nybegynnerens Cheat Sheet

QuickBooks Desktop Jobb Koster: Nybegynnerens Cheat Sheet

Hvis Du vil ha En Versjon Av QuickBooks for servicepersonell, bør Det ikke være vanskelig å skaffe en Fordi QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition og QuickBooks Enterprise (alle abonnementsnivåer) inkluderer denne funksjonen. Begynn å grave og dykke inn i hvorfor, hvordan og når Av QuickBooks Jobb Koster.

Gjelder Jobbkostnad For Min Bedrift Når Jeg ikke Er Entreprenør?

viktigheten av å spore jobbkostnader er segmentering av jobber, aktiviteter eller prosjekter under en overordnet enhet. For byggefirmaer betyr det vanligvis å ha en person (på øverste nivå i kundelisten) eller et selskaps prosjekt som forelder. Under, vil du ha en rekke elementer du kan merke slik du vil.

Hvis du er en detaljhandel, kan du fortsatt bruke jobbkostnad i QuickBooks Desktop for å spore dine mange steder; spore deres individuelle lønnsomhet, produktivitet i ordreoppfyllelse og så videre. Hvis du leser videre, vil Du se Hvordan QuickBooks fleksibilitet fordeler forhandlere-murstein og mørtel eller e-handel typer.

Hvordan Jobb Koster Arbeid I QuickBooks?

den skisserte delen i Denne QuickBooks-eksempelfirmafilen indikerer At Regina French Homes er selskapet eller klienten som eksempelfirmaet utfører mesteparten av korrespondansen med.

Regina French Homes har prosjekter (fra utseendet av det) det vil at selskapet skal gjøre-basert på gatenavnet der det tilbyr produkter eller tjenester, eller begge deler.

i dette umiddelbare eksemplet ble selskapet bare tildelt Spring Street-jobben-per Tildelt flagg ved Siden Av Jobbstatus.

vi klikker på enheten «Feil Vei Rd», fordi det ikke var transaksjoner for»Spring Street». Vi ser transaksjoner denne gangen.

Zoomer inn i den uthevede fakturaen, du ser hvordan utvalgsfirmaet relaterer seg til underenhetene tydeligere. Flagget av «Automatiske Basseng Systemer» i klassen dropdown indikerer denne transaksjonen er for en et kjøp av en av selskapets automatiske basseng systemer.

det innebærer varekjøp: to lagerdelkjøp-Det Ultimate 3000 bassengsystemet og Et Skoggrønt Bassengdeksel; og et serviceelement: Installasjonsarbeid. Tjenesten varen er formidlet i fakturaen gjennom Sitt Område Og Bin rader blir ubebodd – som det ikke trekke noen antall.

Dernest brøk mengde kommunisert I Sin Mengde rad formidler to og en halv time av tiden ble brukt for installasjon av bassengsystemet og tilhørende overbygg.

hva du kan finne nyttig er hvordan de to kolonnene-Base Rate Og Pris Hver-viser en differensiering. For å dobbeltsjekke hvordan dette kan spille ut i rapporteringsdata, kjører du vanligvis En Estimat vs Faktisk rapport.

du kan komme dit ved å klikke på hyperkoblingen «Estimater vs Faktiske». Basert på hva som er på skjermen, så langt, ser det ikke ut til at rapporten vil gi betydelig informasjon. La oss se hva resultatene er fra å kjøre den rapporten:

Oppmerksom på kolonnene i hele rapporten, det peker på sannsynligheten for at ingen estimerte data er oppgitt for denne jobben eller kunden.

Hvorfor var det ikke estimert data? Filtrering av transaksjonene Til Estimater, og datoperioden Til Alle, avslører at denne jobben ikke ble gitt et bud eller tilbud fra begynnelsen av denne bestemte prosessen. Hva med den spesielle fakturaen vi brukte som et eksempel?

Gå til Formateringsfanen på fakturaen og klikke På For Å Tilpasse Dataoppsett, du kommer inn i tilpasningsprosessen for fakturaskjema mal; dette gjelder for alle skjemaer som har formateringsfanen tilgjengelig.

Innen, komme Til Kolonnene delen, ser du base rate blir aktivert for bare skjermen, ikke skrive ut. Dette illustrerer tydelig at dette bare er for selskapets øyne, noe som er en god start for å spore hva du normalt vurderer for produkter og tjenester du gir mot hva du avtalt å vurdere på vegne av kundene dine. Hva om du vil ha mer informasjon fra løpende rapporter?

i denne lønnsomhetsdetaljrapporten er tallene som leveres, basert på kostnaden som er angitt for de varene som er inkludert i fakturaer for denne bestemte jobben, og pit mot satsene som brukes i de samme fakturaene, ikke satsene som er angitt under vareopprettelsen i Varelisten.

Fra dette synspunktet kan du fortsatt ikke få detaljene du trenger for estimater vs faktiske-som innebærer bruk av Estimatskjemaet I QuickBooks. Estimater har muligheten til å spore endringer der, siden deres første opprettelse-enten du ser på oppdateringsantall eller prising.

Leter du etter en oversikt over hva en estimat vs faktisk rapport avslører, åpnet vi entreprenørens utvalgsfil. Vi trengte å sørge for at estimatene ble inkludert før du kjører Estimatene vs Faktiske rapporten.

Gå inn I Kundesenteret, og klikk På Fanen Transaksjoner vis at det er de nødvendige estimatene transaksjonstyper. På grunn av dette, bør du se data i Rapporten Estimater vs Faktiske.

dette er en sammendragsrapport kategorisert av alle jobber. Fra dette får du et fugleperspektiv av hva kostnadene dine skulle være vs. hva de egentlig er; og det samme formidles for inntektssporing. Den siste kolonnen-Diff indikerer om du sto for å miste eller få fra hver jobb.

her er en varedeling av estimert kostnad vs faktisk kostnad; estimert inntekt vs faktisk inntekt; og se om du stod for å vinne eller miste fra hvert element.

Dette vil vise en linjedetalj for en bestemt kunde du må velge før du kjører Detaljrapporten Estimater vs Faktiske.

Denne Varelønnsomhetsrapporten viser en varelønnsomhetsdeling av lønnsomhet, og den totale varelønnsomheten – når du ruller helt til bunnen.

på slutten av dagen er dette Bare noen av rapportene du kan kjøre for å spore hvordan jobber eller prosjekter spiller en rolle i bedriftens økonomiske kondisjon. Selv om vi brukte bestemte firmafiler for å illustrere prinsipper og konsepter som ble diskutert, kan du bruke denne typen sporing og rapportering for andre bransjer.

jeg husker at jeg møtte brukssaker som involverte datterselskaper og steder under et morselskap for detaljhandel. Du kan spore lønnsomhet, produktivitet og fremgang for hvert datterselskap – ved hjelp av de samme prosessene som er lagt ut ovenfor.

du kan gi personlige estimater eller sitater til hvert datterselskap, og deretter fakturere dem til de prisene som er avtalt av hvert respektive datterselskap. Du kan da stable hvert datterselskap; og se hvilken som har vært mer lønnsom, eller hadde mer salgsvolum enn de andre, etc.

Hvordan Sporer Jeg Jobb Koster Bedre I QuickBooks Desktop?

hvis du vil maksimere jobbkostnadsanalysen, kan du utforske et område med kundedata som ikke ofte utforskes – enten under første kundeoppsett eller etter kundeopprettelse-På Jobbinfo-fanen for kunde eller jobb. Her gir du attributter rundt hver jobb:

• Job Description: vi ønsker å gi deg en bedre forståelse av hva som skjer på vegne av en kunde eller et sted.
• Jobbtype: hva slags jobb utføres for denne klienten eller plasseringen. I denne eksempelfilen har den bare muligheten for tilpasset design.Du har potensial til å bli mer detaljert ved å legge til flere typer for å indikere hva som kan ha vært mer lønnsomt, eller hvor teamet ditt kan ha vært mer produktivt i bestemte tidsperioder.
• Jobbstatus: du er angitt med seks tilgjengelige statuser for å flagge hvert prosjekt eller jobb. Hva du velger vil trolig avhenge av hvordan firmaet definerer betydningen for hver status. Nedenfor er imidlertid typiske brukssaker for hvert alternativ.
  • Ventende for forhandlingsfase
  • Tildelt for å ha fått muligheten til å jobbe på jobben
  • Ikke Tildelt For å miste budet om å utføre arbeid for den jobben eller klienten
  • Pågår indikerer å bli tildelt jobben og blir jobbet på
  • Lukket indikerer at jobben blir fullført
  • Ingen indikerer at den ikke har begynt budprosessen.
• Startdato: dagen du starter arbeidet med prosjektet.
• Planlagt Sluttdato: når organisasjonen mener at prosjektet er fullført.
• Sluttdato: da prosjektet faktisk ble avsluttet.

ved å fylle disse feltene; og ved Å bruke Estimater, kan du få en bedre oversikt over ikke bare dollar og cent, men total produktivitet – med hensyn til en gitt prosjektrørledning.

når du bruker fremdriftsfakturaer, kan du spore mer nøyaktig levetiden til en gitt jobb, et prosjekt eller en ordre (i sammenheng med butikker); og se dataene avslørt gjennom Fremdriftsfakturaer vs Estimater. For butikker, kan du angi progresjon basert på antall du er i stand til å oppfylle – deretter fakturere på kundens vegne.

Hva Er Jobbstatus-Rullegardinmenyen I QuickBooks Bra for?

når du gjør fullere bruk Av Jobbstatus-rullegardinmenyen for kunden din, spesielt når du utnytter Pågående og Lukkede rullegardinalternativer, kan du bruke Sammendragsrapporten For JOBBER VIA QuickBooks Desktop.

dette er basert på sammenligningen mellom hva som er i anslaget, og hva det har blitt fakturert mot det. Hvis du spesielt bruker prosentbasert fremdriftsfakturering, vil % Complete trekke sine tall fra hvor mye av estimatet som er fakturert.

Hvordan Bruker Jeg Best QuickBooks Jobs Via Sammendragsrapport?

når du ser på rapportfiltre, kan du benytte deg av Alle Typer Jobbstatus. Bekymringene her kan være innstillingen til bare ett av statusflaggene. Noen bedrifter vil kanskje kunne se mer enn en status samtidig-i stedet for å måtte kjøre en rapport for hver jobbstatus.

Noe som dette høres definitivt ut som et praktisk produktforbedringsforslag du kan sende Fra Hjelp-delen Av QuickBooks, og deretter Sende Tilbakemelding På Nettet og velge Produktforslag; det er med mindre det er noe som allerede er sendt inn. Hvis det er tilfelle, er jeg sikker på at utviklere ser på å implementere og teste integrasjonen i den generelle programvaren-som vi snakker.

kanskje, for eksempel, ber vi om Muligheten til å inkludere Jobbstatus som en avkrysningsboks i Skjermfanen når du tilpasser denne rapporten.

Kan Jeg Generere En Rapport der Jobbstatuser Er Oppført Samtidig?

etter litt graving oppdaget vi muligheten til å bruke Rapporten Kundekontaktliste. Det er ting du vil huske på, når du bruker det; disse blir:

• det krever tilpasning og filtrering av dataattributter
• det er en listebasert rapport, noe som betyr at ingen analytiske data presenteres der.

Til tross for disse pekerne, kan du trekke tall ved å legge til kolonner-Balanse, Dager Forfalt. Du kan legge til flere informasjonsdetaljer ved å legge til kolonner For Jobbstatus, Jobbtype, Kundetype, Sluttdato, Anslått Sluttdato, Rep, etc.

Avhengig av hvor fokusert du vil at en slik rapport skal være, kan du finne deg selv å fjerne en rekke kolonner som ikke er viktige for rapporteringsmålene dine; du vil da legge til viktige samtidig for å komme dit du trenger å være.

Her er en eksempelrapport, etter at du har fjernet irrelevante kolonner og lagt til relevante kolonner i rapporten. Jeg er sikker på at det er noen andre kolonner som kommer til å tenke på at du kanskje vil legge til dette også.

Gitt hvor lang tid en slik tilpasning kan ta, kan du være lett i evnen til å huske rapporten; denne rapporten kan deretter eksporteres-slik at du kan gjenopprette den i tilfelle du får problemer med dataintegritet.

Kan En Forhandler Benytte SEG AV SAMMENDRAGSRAPPORTEN FRA VIA I QuickBooks?

det vi oppdaget i fremdriftsfaktureringsprosessen, går fremover basert på mengder, vil ikke bære INN I SAMMENDRAGSRAPPORTEN fra VIA Helt. I stedet vil du bruke Salgsordren Til Fakturaprosessen, noe som vil bidra til å bedre spore antall på tilbake ordre for detaljhandelsbedrifter.

som du kan se, er % Complete tilsynelatende basert på prosentbasert progresjon. Det ser ut til å knytte tellebaserte mengder bare i ( $ ) Diff. kolonne Og Act Inntekter kolonne. Dette kan kaste av riktig tolkning av rapporteringsdataene foran deg.

Hva Trenger Jeg Å Vite Om Varelønnsomhet og Jobbkostnad I QuickBooks Desktop?

Riktig elementopprettelse er viktig for riktig sporing av jobbkostnader I QuickBooks. Avbildet ovenfor er prosessen med å skape et serviceelement basert på konteksten av arbeid utført på vegne av din bedrift via underleverandører.

det samme kan gjøres for ikke-lager del og lager montering varetyper. Dette sikrer nøyaktig sporing av bestemte elementer du trenger for å holde orden på.

jo flere detaljer du oppgir her, desto større mengder data gir Du QuickBooks-rapportering for å avsløre innsikt om hvordan bedriften din gjør det.

Hva Kan Kaste Av Mine Beregninger For Lønnsomhet I QuickBooks?

en sporadisk forekomst kan være feilplassering av kreditt til en jobb/prosjekt, mens du har tenkt å kreditere en annen. Heldigvis Har QuickBooks Desktop 2019-QuickBooks Pro, QuickBooks Premier, QuickBooks Accountant Edition eller Enterprise-muligheten til å overføre kreditter mellom jobber mer jevnt enn tidligere versjoner, hvor det bare tar et par knappeklikk.

vi har et opptak av denne funksjonen i aksjon fra vårt webinar der vi fremhevet de mange nye funksjonene som finnes I QuickBooks Desktop 2019.

Til Neste Gang

Takk For at du kikket på denne jukselapp inn i verden av å spore dine jobbkostnader, Ved Hjelp Av QuickBooks Desktop. Hvis du har brukt denne funksjonen i noen tid, flott! Hvis du muligens finner noen anomalier du ikke hadde forventet i rapportering, varevurdering, jobb-og prosjektsporing, etc. ikke nøl med å nå ut Til Din Ut Av Boksen Teknologi QuickBooks konsulent.

Bemyndiget gjennom et slikt partnerskap, vil du være trygg på en grundig gjennomgang Av QuickBooks selskap fil med et team Av Ut Av Boksen Teknologi bokføring eksperter og finansielle kontrollører til din disposisjon.

Hvis dette kommer til å bli din første gang venturing i jobb koster Med QuickBooks, det samme vil ta vare på deg også. Ikke nøl med å starte samtalen – enten det er for en økonomisk slips eller en mulig QuickBooks dataoverføring. Vi er bare en telefonsamtale unna på (888) 232-4758; du kan sende oss, eller planlegge din gratis gjennomgang, her.