Slik Forbedrer Du Fakturagodkjenningsprosessen

taper bedriften penger og produktivitet på en ineffektiv og utdatert fakturagodkjenningsprosess? Du kan bli overrasket over å høre at selv i en alder av teknologiske fremskritt som arbeidsflytautomatisering, kunstig intelligens og dataanalyse, fortsetter mange selskaper å stole på manuell fakturagodkjenning som en del av deres standard procure-to-pay (P2P) – prosess. Og som et resultat taper de penger på å behandle ineffektivitet, bortkastet tid og tapte muligheter for verdiskapende rabatter på tidlig betaling.

Effektivisering og optimalisering av fakturabehandling kan ha betydelige fordeler for innkjøps-og leverandørgjeldsteamene dine, samt bedriftens helse, lønnsomhet og konkurransekraft. Å ta deg tid til å undersøke og implementere noen brukervennlige endringer kan hjelpe deg med å slutte å miste verdi for suboptimal fakturabehandling og sikre at du får mest mulig for pengene når det er på tide å betale regningene.

Hvorfor Du Trenger En Formalisert Fakturagodkjenningsprosess

i en perfekt verden er fakturagodkjenningsprosessen ganske enkel Og grei: kjøperen mottar en faktura fra leverandøren, bekrefter at den er riktig, og deretter ruter den til den aktuelle interessenten for godkjenning. Når det er godkjent, utsteder leverandørgjeld (AP) betaling og oppdaterer selskapets finansielle poster tilsvarende.

i praksis krever imidlertid potensialet for brudd i godkjenningskjeden, menneskelige feil, fakturasvindel og andre problemer at det opprettes en formalisert fakturagodkjenningsprosess. Fakturagodkjenningsarbeidsflyter vil variere fra bedrift til bedrift, men generelt sett vil en fullt utviklet fakturagodkjenningsarbeidsflyt se slik ut:

1. Faktura Capture

når en faktura er mottatt fra en leverandør, all informasjon som er relevant for transaksjonen (inkludert opprinnelig innkjøpsordre nummer (PO nummer) fakturanummer, fakturabeløp, mengde og kvalitet på bestilte varer, vilkår og betingelser, etc.) skal overføres til mottakerens innkjøpssystem.

1. Fakturavalidering/PO-Samsvar

når fakturaen er fanget, kategoriseres og knyttes fakturaen til andre dokumenter relatert til transaksjonen, inkludert den opprinnelige PO, fraktdokumenter, kjøpskvitteringer og korrespondanse med leverandøren om eventuelle endringer i bestillingen. Dette er ofte referert til som «treveis matching,» men kan omfatte dokumenter utover trio AV PO, faktura, og frakt manifest.

1. Unntak Og Rettelser

hvis en faktura har ufullstendig eller uriktig informasjon, rutes den til ansatte som sporer opp riktig eller manglende informasjon og deretter verifiseres og matches på nytt. Fakturaer som ikke kan spores pålitelig til en eksisterende transaksjon, kan utløse en svindelundersøkelse.

1. Fakturagodkjenningsruting

etter at verifikasjon og matching er fullført, rutes fakturaen til riktig godkjenner (e), basert på kriterier fastsatt av selskapets forretningsprosesser. For eksempel kan det hende at en faktura må godkjennes av både lederen av avdelingen som legger inn bestillingen, samt en overordnet leder hvis beløpet er utenfor bestemte forbruksgrenser eller er relatert til et bestemt prosjektbudsjett.

1. Betalingsbehandling

Godkjente fakturaer videresendes til leverandøravdelingen for behandling og betaling. Behandlet fakturaer er stengt og regnskapene oppdatert.

med en formell fakturahåndteringsprosess på plass, er det mye lettere å minimere potensielle feil og forstyrrelser. Selv den smidigste manuelle prosessen er imidlertid utsatt for forebyggbare problemer som kan løses gjennom fakturaautomatisering.

«Utover å utvikle en formell fakturagodkjenningsprosess, er det beste valget du kan gjøre for å forbedre bedriftens effektivitet, nøyaktighet og besparelser fra fakturabehandling, å automatisere.»

Problemer Skapt Av Manuelle Fakturagodkjenningsprosesser

Manuell fakturabehandling og godkjenningsarbeidsflyter som overholder forretningsregler, kan sikkert gi tilstrekkelig (om ikke optimal) ytelse for små bedrifter med minimale forsyningskjeder. Men større bedrifter og de som forfølger strategisk vekst vil snart oppdage at en voksende forsyningskjede bringer med seg større etterspørsel etter ansatte tid—talent og ressurser-og manuelle prosesser rett og slett ikke kan møte den etterspørselen på en effektiv og effektiv måte.

noen av de vanligste problemene som kan plage manuell fakturabehandling inkluderer:

• Dårlig Forbruk Åpenhet Og Økt Risiko. Manuelle prosesser gjør det fristende for ondsinnede parter å sende inn en falsk faktura for betaling, og øke risikoen for at slike fakturaer blir betalt og ikke oppdaget før det er for sent. I tillegg kan manuelle arbeidsflyter tillate bestillinger å «slippe gjennom sprekkene» som maverick bruker, spesielt hvis brukerne omgå godkjent innkjøpspolicy for å kjøpe varer og motta fakturaer og andre dokumenter uten leverandørgjeld i løkken. Dette kan føre til ufullstendige og unøyaktige forbruksdata, som igjen kan ha en ødeleggende innvirkning på finansiell rapportering, revisjonsspor, kontantstrøm og strategisk beslutningstaking.
• Tapte fakturaer. En av utfordringene som skapes av papirbasert dokumenthåndtering, er hvor ofte fakturaer kan gå tapt eller ødelegges. Sporing av feilarkiverte fakturaer i et stort hav av papir er tidkrevende og kan skade leverandørforhold med unødvendige forsinkelser.
• Menneskelig feil. Når fingrene møtes tastatur, multipliserer risikoen for feil og oversikter. Manuell dataregistrering kan føre til feilaktige eller ufullstendige betalinger, og gjøre det mye vanskeligere å verifisere fakturaer.
• Dupliserte betalinger. Et annet symptom på manuell fakturabehandling, kan dupliserte betalinger gjøres av flere årsaker, inkludert forsinkelser fra ineffektiv dataregistrering og godkjenningsarbeidsflyt eller rutingsfeil som fører til at samme betaling behandles to ganger. Uten automatisk verifisering er det altfor enkelt-og dyrt-å betale mer enn en gang for varene og tjenestene du trenger.
• Forsinkelser I Godkjenningsarbeidsflyten. Manuelle arbeidsflyter reduserer hver prosess. Og hvis det ikke er noe system på plass for å gi back-up og påminnelser for godkjennere som er ute av kontoret eller rett og slett for overbelastet til å være oppmerksom på innboksen, kan fakturagodkjenninger bli forsinket, noe som fører til sen betaling, tap av potensielle rabatter for tidlig betaling og goodwill med leverandører.
• Høyt Personale Overhead. Fakturaarbeidsflyter basert på penn, papir og personer er langsomme, arbeidskrevende og dyre. Overdreven lønnskostnader kan presse gjennomsnittskostnaden for å behandle en enkelt faktura inn i stratosfæren.

Transformer Fakturagodkjenningsprosessen Med Automatisering

Utover å utvikle en formell fakturagodkjenningsprosess, er det beste valget du kan gjøre for å forbedre bedriftens effektivitet, nøyaktighet og besparelser fra fakturabehandling, å automatisere. Fakturagodkjenningsprogramvare, ELLER ap-automatiseringsprogramvare, som en del av En Samlet Anskaffelsesprogramvare, som PLANERGY, kan nå dette målet. En 2018-rapport fra forskningsfirmaet Levvel (tidligere Paystream Advisors) fant at de tre største fakturabehandlingsbehovene for bedriftsorganisasjoner var tapte rabatter (44%), sen betaling (39%) og dupliserte betalinger (29%)—tre potensielle problemer som lett løses gjennom kraften til automatisering.

men det slutter ikke der. Cloud-basert ap automasjon programvare—inkludert fakturabehandling-gir innkjøp og AP team flere umiddelbare og kraftige forbedringer, inkludert:

• Optimal ansvarlighet; automatiserte arbeidsflyter sporer hver transaksjon i sanntid, slik at du alltid vet hvor fakturaen er i godkjenningskjeden. Du kan konfigurere arbeidsflyter med uforutsette hendelser og påminnelser for å minimere veisperringer, og mobil tilgang for raskest mulig godkjenning.
• total oversikt over utgifter.
• Nøyaktige og effektive fakturasykluser med automatisk 3-veis matching.
• enkel integrasjon med eksisterende regnskaps-og enterprise resource planning (erp) – systemer for å koble alle interessenter på tvers av forretningsenheter og avdelinger.
• Høyere produktivitet takket være håndfrie automatiserte arbeidsflyter som frigjør ansatte fra lav verdi, tidkrevende slit, slik at de kan fokusere på mer strategiske oppgaver.
• Massive kostnads-og tidsbesparelser gjennom prosessoptimalisering og eliminering av papirbasert dokumentbehandling.
• Reduksjon eller eliminering av menneskelige feil og fakturasvindel.
• Raskere, mer nøyaktig finansiell rapportering, prognoser og revisjonsspor.
• flere rabatter for tidlig betaling og få eller ingen gebyrer for sen betaling.

Automatiser Og Optimaliser Fakturaarbeidsflyten Med Fakturagodkjenningsprogramvare

det kan være utfordrende Å Få maksimal verdi fra fakturagodkjenningsarbeidsflyten, men det trenger ikke å dominere timeplanen eller stresse de ansatte med unødvendig kompleksitet. Med en velutviklet fakturagodkjenningsprosess og den rette automasjonsløsningen KAN du redusere risikoen i fakturabehandlingen, forbedre produktiviteten og effektiviteten, og nyte betydelige besparelser fra redusert avfall, lavere lønnskostnader og mindre ressursforbruk.

Fjern Stresset Fra Fakturagodkjenninger og Forbedre Alle Arbeidsflyter med PLANERGY

Finn Ut Hvordan