Mark Hammar / januari 19, 2016
i ett kvalitetsledningssystem (QMS) finns det en tydlig skillnad mellan vad som menas med en process och vad som menas med en procedur, och att förvirra dessa två begrepp kan bli ett problem under din implementering av ISO 9001. I en tidigare artikel, titta på ditt språk! Förväxla inte processer med procedurer, det diskuterades skillnaderna mellan en process och en procedur, men det är ofta bra att förstå denna diskussion bättre med några exempel.
Vad är en QMS-process?
ISO 9000:2005 är det dokument som registrerar definitionerna för QMS-specifika termer som används inom ISO 9001-kraven, och enligt denna definition är en process en ”uppsättning sammanhängande eller interagerande aktiviteter som omvandlar ingångar till utgångar.”I en QMS, som i alla företag, finns det många processer; i själva verket kan nästan allt du gör i en organisation klassificeras som en process. Du kommer att ha en process för att göra din redovisning, för att köpa varor, för att anställa en entreprenör eller för att bekräfta en inköpsorder från en kund.
nyckeln till en process är att den tar en ingång, utför vissa aktiviteter med den ingången och skapar sedan en utgång. För redovisningsexemplet ovan kommer din redovisningsprocess att ta rapporter om utgifter, intäkter och inköp, sedan skapa eller ändra nödvändiga kontoposter och slutligen skapa finansiella rapporter för ledning och aktieägargranskning. På samma sätt börjar en process för att anställa en entreprenör med en begäran om att anställa entreprenören, utredning av rätt entreprenör att anställa inklusive citat och presentera den valda entreprenören med en inköpsorder för att utföra jobbet.
så, allt som du gör i din organisation som tar en ingång, gör en aktivitet med den ingången och sedan skapar en utgång är en process; men hur skiljer det sig från en procedur? Inte alla processer behöver ha ett förfarande-huvudbeslutaren är om du behöver följa en viss serie steg eller inte.
Vad är ett QMS-förfarande?
återigen, per ISO 9000: 2005, är ett förfarande ett ”specificerat sätt att utföra en aktivitet eller en process.”Så när du har en process som måste ske på ett specifikt sätt, och du har angett hur det ska hända, har du en procedur. Ett exempel på ett förfarande som skulle följa en kontraktsgranskningsprocess kan vara att du har bestämt ett sätt att kunderna kommer att ge dig en inköpsorder, det finns en definierad uppsättning steg för att granska, godkänna och acceptera den beställningen och sedan registreras och distribueras ordern på ett visst sätt till dina anställda.
det är viktigt att notera att inte alla processer behöver ha en procedur. Om du till exempel har en process som du bara köper produkt från en godkänd leverantör, men du inte har ett definierat sätt att lägga till en leverantör i den listan, har du en process men inte en procedur för att gå med den. På samma sätt finns det inte ett rätt sätt att koda i mjukvaruutveckling, och mjukvaruutvecklarna kommer att skriva sin kod annorlunda och inte följa en procedur; eller när en utbildad och certifierad maskinist får en ritning och bestämmer hur man gör en maskinbearbetad del, kan det inte finnas något rätt sätt att göra det, så den personen kommer att lita på sina färdigheter och kunskaper för att bestämma hur man gör delen.
behöver varje procedur dokumenteras?
att ha en process som inte har ett förfarande märks särskilt i processer där du är starkt beroende av kunskapen och färdigheterna hos den som gör jobbet. När en läkare utför hjärnkirurgi har de inte ett dokumenterat förfarande för att göra detta eftersom det är starkt beroende av deras erfarenhet av att hantera vad de hittar när de går. Det kan finnas vissa procedurer som följs när de går, men det finns inget dokumenterat förfarande för detta.
diskussionen om huruvida du behöver dokumentera ett förfarande är ännu ett steg, men också ett viktigt. I ISO 9001:2008 finns det sex identifierade dokumenterade procedurer som behövs för en QMS, men med den nya versionen av ISO 9001: 2015 finns det ingen mandatdokumenterad procedur. Det är företagets ansvar att avgöra om de behöver dokumentera ett förfarande för att säkerställa konsekventa resultat från processen och tillhörande förfarande.
att förstå processer och procedurer är en viktig del av en QMS
processmetoden är en av de åtta kvalitetsstyrningsprinciperna som ligger till grund för ISO 9001, och att förstå vad en process är och hur de interagerar är en viktig del av att kunna implementera och förbättra din QMS. Genom att känna till dina processer kan du bättre förstå vilka som behöver ha ett specificerat sätt att skapa produktionen, vilket kommer att låta dig veta när du behöver ha en procedur för att följa med din process. Du kan sedan ytterligare avgöra om du behöver dokumentera den proceduren eller inte för att säkerställa konsekventa resultat.
förstå dina processer och deras interaktioner, och du kommer att kunna implementera dina QMS mer effektivt för bättre kundnöjdhet och förbättring. Det är därför du implementerar en QMS i första hand, eller hur?
Använd denna gratis ISO 9001 Foundations online-kurs för att få mer kunskap om ISO 9001:2015-standarden.
