Mark Hammar | januar 19, 2016
I Et Kvalitetsstyringssystem (QMS) er det en klar forskjell mellom hva som menes med en prosess og hva som menes med en prosedyre, og forvirrende disse to konseptene kan bli et problem under implementeringen AV ISO 9001. I en tidligere artikkel, Se Ditt Språk! Ikke forveksle prosesser med prosedyrer, det var en diskusjon om forskjellene mellom en prosess og en prosedyre, men det er ofte nyttig å forstå denne diskusjonen bedre med noen eksempler.
Hva ER EN QMS-prosess?
ISO 9000:2005 er dokumentet som registrerer definisjonene FOR QMS-spesifikke termer som brukes i ISO 9001-kravene, og i henhold til denne definisjonen er en prosess et » sett av sammenhengende eller samspillende aktiviteter som forvandler innganger til utganger.»I EN QMS, som i enhver bedrift, er det mange prosesser; faktisk kan nesten alt du gjør i en organisasjon klassifiseres som en prosess. Du vil ha en prosess for å gjøre din regnskap, for å kjøpe forsyninger, for å ansette en entreprenør, eller for å bekrefte en bestilling fra en kunde.
nøkkelen for en prosess er at den tar en inngang, utfører noen aktiviteter ved hjelp av denne inngangen, og deretter oppretter en utgang. For regnskapseksemplet ovenfor vil regnskapsprosessen ta rapporter om utgifter, inntekter og kjøp, deretter opprette eller endre nødvendige kontooppføringer, og til slutt opprette økonomiske rapporter for ledelse og aksjonærgjennomgang. På samme måte vil en prosess for å ansette en entreprenør starte med en forespørsel om å ansette entreprenøren, undersøke den rette entreprenøren å ansette inkludert sitater, og presentere den valgte entreprenøren med en innkjøpsordre for å utføre jobben.
så alt du gjør i organisasjonen din som tar en inngang, gjør en aktivitet med den inngangen, og deretter oppretter en utgang, er en prosess; men hvordan er dette forskjellig fra en prosedyre? Ikke alle prosesser må ha en prosedyre – hovedbestemmeren er om du må følge en bestemt rekke trinn eller ikke.
Hva ER EN QMS-prosedyre?
Igjen, PER ISO 9000:2005, er en prosedyre en » spesifisert måte å utføre en aktivitet eller en prosess på.»Så når du har en prosess som må skje på en bestemt måte, og du har angitt hvordan det skal skje, har du en prosedyre. Et eksempel på en prosedyre som vil følge en kontrakt gjennomgang prosessen kan være at du har bestemt en måte at kundene vil gi deg en bestilling, det er et definert sett med trinn for å gjennomgå, godkjenne og godta at ordren, og deretter ordren er registrert og distribuert på en bestemt måte til ansatte.
det er viktig å merke seg at ikke alle prosesser må ha en prosedyre. For eksempel, hvis du har en prosess som du bare kjøper produkt fra en godkjent leverandør, men du ikke har en definert måte å legge til en leverandør på den listen, så har du en prosess, men ikke en prosedyre for å gå med den. På samme måte er det ikke en riktig måte å kode i programvareutvikling, og programvareutviklerne vil skrive koden sin annerledes, ikke etter en prosedyre; eller når en utdannet og sertifisert maskinist får en tegning og bestemmer seg for hvordan man lager en maskinert del, kan det ikke være noen riktig måte å gjøre det på, slik at personen vil stole på sine ferdigheter og kunnskaper for å bestemme hvordan man skal gjøre delen.
må alle prosedyrer dokumenteres?
Å Ha en prosess som ikke har en prosedyre, er spesielt merkbar i prosesser der du stoler sterkt på kunnskapen og ferdighetene til personen som gjør jobben. Når en lege utfører hjernekirurgi, har de ikke en dokumentert prosedyre for å gjøre dette fordi den er avhengig av deres erfaring med å håndtere det de finner når de går. Det kan være noen prosedyrer som følges som de går, men det er ingen dokumentert prosedyre for dette.
diskusjonen om du trenger å dokumentere en prosedyre er enda et skritt, men også en viktig. I ISO 9001:2008 er det seks identifiserte dokumenterte prosedyrer som er nødvendige FOR EN QMS, men med den nye versjonen AV ISO 9001:2015 er det ingen mandat dokumentert prosedyre. Det er selskapets ansvar å avgjøre om de trenger å dokumentere en prosedyre for å sikre konsistente resultater fra prosessen og tilhørende prosedyre.
Forståelse av prosesser og prosedyrer er en viktig del av EN QMS
prosesstilnærmingen er et av de åtte kvalitetsstyringsprinsippene SOM er grunnlaget FOR ISO 9001, og å forstå hva en prosess er og hvordan de samhandler er en viktig del av å kunne implementere OG forbedre QMS. Ved å kjenne prosessene dine, kan du bedre forstå hvilke som må ha en bestemt måte å opprette utgangen på, som vil gi deg beskjed når du må ha en prosedyre for å gå sammen med prosessen. Du kan deretter videre avgjøre om du må dokumentere denne prosedyren eller ikke for å sikre konsistente resultater.
Forstå dine prosesser og deres samspill, og du vil kunne implementere QMS mer effektivt for bedre kundetilfredshet og forbedring. Det er derfor DU implementerer EN QMS i utgangspunktet, ikke sant?
Bruk DETTE GRATIS ISO 9001 Foundations Online-Kurset for å få mer kunnskap OM ISO 9001: 2015-standarden.
